Администрация городского округа Жигулевск Самарская область
445350, г.о. Жигулевск, ул. Пушкина,17, тел. 8 (84862) 2-11-12, факс 8 (84862) 7-91-80, e-mail: kanz@admzhg.ru
Чтобы помнили

Административные регламенты

Приложение

 

                                                              к постановлению администрации

                                                              городского округа Жигулевск

                                                              от  10.03.2016 №  27 нпа

 

 

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги «Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений на основе документов архивного фонда Самарской области и других архивных документов»

 

1. Общие положения

 

Общие сведения о муниципальной услуге

 

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений на основе документов архивного фонда Самарской области и других архивных документов» (далее – административный регламент) разработан в целях повышения качества и доступности предоставления муниципальной услуги, определяет стандарты, сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по информационному обеспечению граждан, организаций и общественных объединений в соответствии с их запросами.

1.2. Предоставление муниципальной услуги заключается в организации исполнения следующих видов запросов:

социально-правовые запросы – запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации;

тематические запросы – запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту;

генеалогические запросы – запросы о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода.

1.3.    Заявителями и получателями настоящей муниципальной услуги (далее – заявители) являются физические лица (граждане Российской Федерации, иностранные граждане, лица без гражданства), юридические лица, либо их уполномоченные представители.

1.4.    В настоящем административном регламенте под муниципальным архивом понимается  структурное подразделение администрации городского округа (архивный отдел администрации городского округа Жигулевск), который осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

 

Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги

 

1.5.    Информацию о порядке, сроках и процедурах предоставления муниципальной услуги можно получить:

в архивном отделе администрации городского округа Жигулевск (далее – архивный отдел);

в муниципальном бюджетном учреждении городского округа Жигулевск «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» с которым заключено соглашение о взаимодействии (далее – МБУ «МФЦ»). Информация о местах нахождения и графике работы МФЦ, адресах электронной почты и официальных сайтов МФЦ в сети Интернет по адресу: www.mfc63.ru.

в электронном виде в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (далее – сеть Интернет):

в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) Российской Федерации» (далее – Единый портал государственных и муниципальных услуг) – www.gosuslugi.ru;

в региональной информационной системе «Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Самарской области» (далее – Портал государственных и муниципальных услуг Самарской области) – www.pgu.samregion.ru;

на  официальном сайте администрации городского округа Жигулевск в сети Интернет: www.zhigulevsk.org;

на официальном портале «Сеть  многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг» Самарской области  в сети Интернет: www.mfc63.ru;

на информационных стендах, расположенных непосредственно в местах предоставления муниципальной услуги в помещениях архивного отдела, МБУ «МФЦ».

На информационных стендах размещается информация о местонахождении, графике работы, справочных телефонах, адресе официального сайта и электронной почты администрации городского округа Жигулевск, архивного отдела, МБУ «МФЦ», предоставляющих муниципальную услугу, настоящий административный регламент, извлечения из нормативных правовых актов, содержащих нормы, регламентирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги, а также иной информации, необходимой для предоставления муниципальной услуги.

1.6. Информация о местонахождении, графике работы, номерах телефонов для справок, адресе электронной почты архивного отдела, МБУ «МФЦ»,  приведена в приложении 1 к административному регламенту.

1.7. Информирование о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется архивным отделом, МБУ «МФЦ» при обращении заявителей за информацией лично, по телефону, посредством почты, электронной почты.

1.7.1. Устное информирование осуществляется специалистами архивного отдела при обращении заявителей лично или по телефону.

Специалист архивного отдела принимает все необходимые меры для предоставления полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением других сотрудников.

Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист  архивного отдела, может предложить заявителям обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо предложить возможность повторного консультирования по телефону через определенный промежуток времени, а также возможность ответного звонка специалиста архивного отдела, заявителю для разъяснения.

При ответе на телефонные звонки специалист архивного отдела, должен назвать фамилию, имя, отчество, занимаемую должность и наименование архивного отдела.

Устное информирование проводится с учетом требований официально-делового стиля речи. В конце информирования специалист архивного отдела,  должен кратко подвести итоги.

1.7.2. Письменное информирование осуществляется путем направления ответа почтовым отправлением или электронной почтой в зависимости от способа обращения заявителя за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении заявителя.

Ответ на обращение заявителя предоставляется в простой, четкой форме и должен содержать: ответы на поставленные вопросы, указание фамилии, номера телефона исполнителя и наименования архивного отдела.

 

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

 

2.1. Наименование муниципальной услуги: информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений на основе документов архивного фонда Самарской области и других архивных документов.

2.2.    Предоставление муниципальной услуги осуществляется:

архивным отделом;

МБУ «МФЦ» – в части приема документов у лиц, обратившихся за предоставлением услуги  и выдачи результата услуги.

2.3. Не допускается требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные органы и организации, не предусмотренных настоящим административным регламентом.

2.4. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

информационные письма;

архивные справки;

архивные выписки;

архивные копии;

тематические перечни;

тематические подборки копий архивных документов;

тематические обзоры архивных документов;

ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;

рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;

уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации.

2.5. Срок исполнения социально-правовых и тематических запросов составляет 30 дней со дня их регистрации. С разрешения начальника архивного отдела этот срок может быть при необходимости продлен, с обязательным уведомлением об этом заявителя.

2.6. Генеалогический запрос исполняется в согласованный с заявителем срок в зависимости от объема генеалогической информации, интересующей заявителя.

2.7. При поступлении запросов, которые не могут быть исполнены без представления дополнительных сведений или уточнений, архивный отдел в 7-дневный срок запрашивает у заявителя эти уточнения и дополнительные сведения.

2.8. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в архивном отделе архивных документов, направляются в другой архив, орган или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, в течение 5 дней со дня регистрации запроса с уведомлением об этом заявителя либо заявителю дается соответствующая рекомендация.

2.9. Правовыми основаниями для предоставления муниципальной услуги являются:

Конституция Российской Федерации, принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 года ("Российская газета", 1993, 25 декабря; «Собрание законодательства Российской Федерации», 2009, №1, ст.1,2; № 4, ст.445);

Федеральный закон от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 1, ст. 8220 - 8235; 1997, N 41, ст. 4673; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2700; 2003, N 46 (ч. II), ст. 4449; 2004, N 27, ст. 2711; 2004, N 35, ст. 3607; 2007, N 49, ст. 6055; 2007, N 49, ст. 6079; 1996, N 15, ст. 1768; 2009, N 29, ст. 3617; 2002, N 52 (ч. II), ст. 5288; 2003, N 6, ст. 549; 2010, N 47, ст. 6032; 2011, N 30 (ч. I), ст. 4590, ст. 4596, N 46, ст. 6407);

Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (опубликован в «Российской газете» от 08.10.2003 № 202);

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196);

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410, N 31, ст. 4196);

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038, N 30 (ч. I), ст. 4600);

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (опубликован в «Российской газете» от 29.07.2006 № 4131);

Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179; 2011, N 15, ст. 2038, N 27, ст. 3880, N 29, ст. 4291, N 30 (ч. I), ст. 4587, N 49 (ч. V), ст. 7061, N 27, ст. 3873);

Указ Президента Российской Федерации от 31.12.1993 № 2334 «О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию» (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, N 2, ст. 74; 1997, N 3, ст. 367; 2000, N 36, ст. 3636);

Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (первоначальный текст документа опубликован в изданиях «Собрание законодательства Российской Федерации» от 10.03.1997, №10, ст.1127, «Российская газета» от14.03.1997 № 51);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» («Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», 2007, N 20, "Российская газета", 20.05.2009, N 89);

Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 22.12.2011 № 1216 «Об утверждении Административного регламента по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги «Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 03.09.2012, N 36);

Закон Самарской области от 12.05.2005 № 109-ГД «Об архивном деле в Самарской области»  ("Волжская коммуна", 2005, 17 мая; 2006, 14 октября; 2007, 16 мая; 2011, 14 декабря);

Закон Самарской области от 16.03.2007 № 16-ГД «О наделении органов местного самоуправления на территории Самарской области отдельными государственными полномочиями в сфере архивного дела» ("Волжская коммуна", № 47 (25845), 20.03.2007; 17.06.2010;17.12.2015);

Закон Самарской области от 03.10.2014 № 89-ГД «О предоставлении в Самарской области государственных и муниципальных услуг по экстерриториальному принципу» ("Волжская коммуна", № 264 (29116), 07.10.2014);

Приказ управления государственной архивной службы Самарской области от 11.10.2012 № 73 «Об утверждении административного регламента управления государственной архивной службы Самарской области по предоставлению государственной услуги «Исполнение поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод» ("Волжская коммуна", № 386 (28314), 19.10.2012);

Приказ управления государственной архивной службы Самарской области от 11.10.2012 № 74 «Об утверждении административного регламента управления государственной архивной службы Самарской области по предоставлению государственной услуги «Исполнение социально-правовых запросов граждан Российской Федерации» ("Волжская коммуна", № 386 (28314), 19.10.2012);

Приказ управления государственной архивной службы Самарской области от 29.11.2012 № 87 «Об утверждении административного регламента управления государственной архивной службы Самарской области по предоставлению государственной услуги «Исполнение тематических, генеалогических и биографических запросов ("Волжская коммуна", № 470 (28398), 19.12.2012).

2.10.  Основанием для предоставления муниципальной услуги является запрос заявителя в письменной форме в адрес архивного отдела, поданный в произвольной форме либо в виде заявления согласно приложению 2 к административному регламенту следующими способами:

1)   по почте, в том числе по электронной почте;

2)   при непосредственном обращении в архивный отдел;

3)   через Единый портал государственных и муниципальных услуг или Портал государственных и муниципальных услуг Самарской области;

4)   путем обращения в МБУ «МФЦ».

2.11. В запросе указываются:

1)   наименование юридического лица на бланке организации; для граждан – фамилия, имя, отчество (последнее при наличии), данные основного документа, удостоверяющего его личность;

2)   почтовый и/или электронный адрес заявителя;

3)   контактный телефон (при наличии);

4) форма получения заявителем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка; архивные копии, тематический перечень, тематический обзор документов, тематическая подборка документов);

5)   интересующая заявителя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;

6)   способ получения заявителем результата муниципальной услуги (по почте, в том числе электронной почте, лично);

7)   личная подпись гражданина или подпись должностного лица;

8)   дата обращения.

К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с запросом, в том числе в форме электронного документа.

2.12.  Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

2.13.  Не допускается требовать от заявителя документы, предоставление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими предоставление муниципальной услуги.

2.14.  Документы и информация, необходимые для предоставления муниципальной услуги в распоряжении органов и организаций отсутствуют.

2.15.  Оснований для отказа в приеме запроса и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, не имеется. Запрос и документы подлежат приему в обязательном порядке.

2.16.  Запрос не подлежит рассмотрению в следующих случаях.

1)   если запросы заявителей не содержат наименования юридического лица (для гражданина – фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии), почтового адреса и/или электронного адреса заявителя;

2)   если в запросе заявителя отсутствуют необходимые сведения для проведения поисковой работы;

3)   если запрос заявителя не поддается прочтению, ответ на запрос не дается, о чем сообщается заявителю, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

4)   если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;

5)   если в запросе обжалуется судебное решение;

6)   если в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом;

7)   отсутствие у заявителя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц.

2.17.  Услуги, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги и предоставляются организациями, участвующими в предоставлении муниципальной услуги, не предусмотрены.

2.18.  Социально-правовые запросы исполняются безвозмездно.

Тематические и генеалогические запросы исполняются безвозмездно.

2.19.  Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

2.20.  Регистрация запроса на предоставление муниципальной услуги осуществляется в день его поступления либо в случае поступления запроса в нерабочий или праздничный день – в следующий за ним первый рабочий день.

2.21.  Предоставление муниципальной услуги осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях архивного отдела.

Для заявителей должно быть обеспечено удобство с точки зрения пешеходной доступности от остановок общественного транспорта.

В случае если имеется возможность организации стоянки (парковки) возле здания (строения), в котором размещено помещение приема и выдачи документов, организовывается стоянка (парковка) для личного автомобильного транспорта заявителей. За пользование стоянкой (парковкой) с заявителей плата не взимается.

Для парковки специальных автотранспортных средств инвалидов на каждой стоянке выделяется не менее 10% мест (но не менее одного места), которые не должны занимать иные транспортные средства.

Вход в помещение приема и выдачи документов должен обеспечивать свободный доступ заявителей, быть оборудован удобной лестницей с поручнями, широкими проходами, а также пандусами для передвижения кресел-колясок.

На здании рядом с входом должна быть размещена информационная табличка (вывеска), содержащая следующую информацию:

наименование архивного отдела;

место нахождения и юридический адрес;

режим работы;

номера телефонов для справок;

адрес официального сайта.

Фасад здания должен быть оборудован осветительными приборами, позволяющими посетителям ознакомиться с информационными табличками.

Помещения приема и выдачи документов должны предусматривать места для ожидания, информирования и приема заявителей. В местах для информирования должен быть обеспечен доступ граждан для ознакомления с информацией не только в часы приема заявлений, но и в рабочее время, когда прием заявителей не ведется.

В помещении приема и выдачи документов организуется работа справочных окон в количестве, обеспечивающем потребности граждан.

Характеристики помещений приема и выдачи документов в части объемно-планировочных и конструктивных решений, освещения, пожарной безопасности, инженерного оборудования должны соответствовать требованиям нормативных документов, действующих на территории Российской Федерации.

Помещения приема и выдачи документов оборудуются стендами (стойками), содержащими информацию о порядке предоставления муниципальной услуги.

Помещение приема и выдачи документов может быть оборудовано информационным табло, предоставляющим информацию о порядке предоставления муниципальной услуги (включая трансляцию видеороликов, разъясняющих порядок предоставления муниципальной услуги), а также регулирующим поток электронной очереди. Информация на табло может выводиться в виде бегущей строки.

Информационное табло размещается рядом с входом в помещение таким образом, чтобы обеспечить видимость максимально возможному количеству заявителей.

Для инвалидов по зрению обеспечивается дублирование необходимой для ознакомления зрительной информации, а также надписей, знаков и иной текстовой и графической информации знаками, выполненными укрупненным шрифтом и рельефно-точечным шрифтом Брайля. Для инвалидов по слуху обеспечивается дублирование необходимой для ознакомления звуковой информации текстовой и графической информацией (бегущей строкой).

В местах для ожидания устанавливаются стулья (кресельные секции, кресла) для заявителей. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но не может составлять менее 5 мест.

В помещении приема и выдачи документов выделяется место для оформления документов, предусматривающее столы (стойки) с бланками заявлений и канцелярскими принадлежностями.

Информация о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника архивного отдела должна быть размещена на личной информационной табличке и на рабочем месте специалиста.

Для заявителя, находящегося на приеме, должно быть предусмотрено место для раскладки документов.

Прием комплекта документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и выдача документов при наличии возможности должны осуществляться в разных окнах (кабинетах).

В помещениях приема и выдачи документов размещается абонентский ящик, а также стенд по антикоррупционной тематике. Кроме того, в помещениях приема и выдачи документов могут распространяться иные материалы (брошюры, сборники) по антикоррупционной тематике.

Для обслуживания инвалидов помещения оборудуются пандусами, специальными ограждениями и перилами, обеспечивающими беспрепятственное передвижение и разворот инвалидных колясок. Столы для обслуживания инвалидов размещаются в стороне от входа с учетом беспрепятственного подъезда и поворота колясок.

Входы в помещения оборудуются пандусами, расширенными проходами, позволяющими обеспечить беспрепятственный доступ инвалидов, включая инвалидов, использующих кресла-коляски. Центральный вход в помещения оборудуется информационной табличкой (вывеской), содержащей соответствующее наименование, с использованием укрупненного шрифта и плоско-точечного шрифта Брайля.

При наличии заключения общественной организации инвалидов                      о технической невозможности обеспечения доступности помещений (здания) для инвалидов на специально подготовленного сотрудника учреждения (организации), в котором предоставляется муниципальная услуга, административно-распорядительным актом возлагается обязанность по оказанию ситуационной помощи инвалидам всех категорий на время предоставления муниципальной услуги.        

2.22.  Показателями доступности и качества муниципальной услуги являются:

1)     наличие полной, актуальной и достоверной информации о порядке предоставления муниципальной услуги;

2)     наличие возможности получения муниципальной услуги в электронном виде, в том числе с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг, Портала государственных и муниципальных услуг Самарской области (в соответствии с этапами перехода на предоставление муниципальных услуг в электронном виде);

3)     уровень удовлетворенности граждан Российской Федерации качеством предоставления муниципальной услуги;

4)     снижение времени ожидания в очереди при подаче заявления и при получении результата предоставления муниципальной услуги;

5)     отсутствие обоснованных жалоб со стороны заявителей на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела при предоставлении муниципальной услуги.

2.23. Для получения муниципальной услуги заявитель может подать запрос о предоставлении муниципальной услуги в электронной форме через Единый портал государственных и муниципальных услуг, Портал государственных и муниципальных услуг Самарской области.

Состав административных процедур, предоставляемых в электронном виде, а также действий заявителя по получению информации о предоставлении муниципальной слуги в электронном виде определяется в соответствии с содержанием этапов перехода на предоставление муниципальной услуги в электронном виде.

2.24.  Предоставление муниципальной услуги на базе МБУ «МФЦ» осуществляется через должностных лиц МБУ «МФЦ» в рамках заключенного соглашения о взаимодействии между администрацией городского округа Жигулевск и МБУ «МФЦ».

2.25.  При предоставлении муниципальной услуги на базе МБУ «МФЦ»  по экстерриториальному принципу с 01.01.2016 результат предоставления муниципальной услуги в виде электронного документа (электронного образа документа) заверяется архивным отделом и размещается в едином региональном хранилище без направления заявителю результата предоставления муниципальной услуги на бумажном носителе.

При этом заявитель для получения результата предоставления муниципальной услуги на бумажном носителе имеет право обратиться непосредственно в архивный отдел.

В соответствии с Федеральным законом от 13 июля 2015 г. № 263-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены ограничений на использование электронных документов при взаимодействии физических и юридических лиц с органами государственной власти и органами местного самоуправления» администрация архивного отдела  в пределах своих полномочий обязана предоставлять по выбору заявителей информацию в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, и (или) документов на бумажном носителе, за исключением случаев, если иной порядок предоставления такой информации установлен федеральными законами или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, регулирующими правоотношения в установленной сфере деятельности.

В соответствии с Федеральным законом от 13 июля 2015 г. № 263-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены ограничений на использование электронных документов при взаимодействии физических и юридических лиц с органами государственной власти и органами местного самоуправления» требования к осуществлению взаимодействия в электронной форме заявителей с администрацией и порядок такого взаимодействия устанавливаются в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

 

3.     Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

 

3.1.    Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1)   регистрация запросов, в том числе представленных в электронной форме, и передача их на исполнение;

2)   анализ тематики поступивших запросов;

3)   подготовка и отправка заявителям ответов;

4)   выполнение административных процедур при предоставлении муниципальной услуги на базе МБУ «МФЦ».

3.2.    Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги представлено в виде блок-схемы в приложении 3 к административному регламенту.

 

Регистрация запросов, в том числе представленных в электронной форме,

и передача их на исполнение

 

3.3.    Основанием для начала административной процедуры является поступление от заявителя запроса в адрес архивного отдела.

3.4.    Поступившие в архивный отдел запросы принимаются, учитываются и регистрируются в день их поступления либо в случае поступления запроса в нерабочий или праздничный день – в следующий за ним первый рабочий день.

3.5.    Прошедшие регистрацию запросы передаются специалисту архивного отдела для анализа их тематики.

3.6.    Результатом выполнения административной процедуры и способом фиксации является регистрация и передача запроса о предоставлении муниципальной услуги ответственному специалисту.

 

Анализ тематики поступивших запросов

 

3.7.    Основанием для начала административной процедуры является получение ответственным специалистом зарегистрированного запроса.

3.8.    Ответственный специалист осуществляет анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося научно-справочного аппарата и информационных материалов, а также проверяет запрос на соответствие требованиям, указанным в пунктах 2.11, 2.12 административного регламента. При этом определяется:

1)   правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;

2)   степень полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для проведения поисковой работы;

3)   возможное место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

4)   местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя.

3.9. По итогам анализа тематики поступивших запросов  архивный отдел:

1)   принимает к исполнению запрос заявителя для осуществления поиска архивных документов и исполнения запроса;

2)   при отсутствии возможностей по исполнению генеалогических запросов уведомляет об этом заявителя, направившего (представившего) запрос, и рекомендует заявителю проводить самостоятельный поиск интересующей его информации генеалогического характера в читальном зале;

3)   при необходимости направляет запрос на исполнение по принадлежности в архивы, иные органы и организации, имеющие на хранении соответствующие архивные документы, и письменно информирует об этом заявителя;

4)   направляет заявителю сообщение в письменной форме о необходимости уточнения запроса и (или) представления дополнительных сведений, необходимых для его исполнения;

5)   направляет письмо с уведомлением заявителя, направившего (представившего) запрос, об основаниях для отказа в предоставлении муниципальной услуги (пункт 2.16 административного регламента).

3.10. В случае, если запрос заявителя требует исполнения несколькими архивами, органами и организациями, архивный отдел направляет в соответствующие архивы, органы и организации копии запроса с указанием куда необходимо направить подготовленный ответ: в адрес заявителя и/или в адрес муниципального архива с обязательным письменным уведомлением заявителя о направлении соответствующего запроса на исполнение по принадлежности.

3.11.  Результатом выполнения административной процедуры являются:

принятие ответственным исполнителем к исполнению запроса и анализ тематики запроса;

направление архивным отделом запроса по принадлежности в другие архивы, органы и организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запроса;

уведомление заявителя с сообщением об уточнении и (или) дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями либо с мотивированным отказом заявителю в предоставлении муниципальной услуги.

Способом фиксации результата административной процедуры является письмо (письма) архивного отдела.

 

Подготовка и отправка заявителям ответов

 

3.12.  Архивный отдел по итогам выявления запрашиваемой информации по запросам заявителей готовит информационные письма, архивные справки, архивные выписки, архивные копии, тематические перечни, тематические подборки копий архивных документов, тематические обзоры архивных документов, ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые направляются непосредственно в адрес заявителя.

3.13.  В случае, если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость представления дополнительных сведений для исполнения запроса, направление запроса на исполнение по принадлежности либо наличие оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги. При этом заявителю даются рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных, муниципальных и/или ведомственных архивов.

3.14.  Рассмотрение запроса заявителя считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения.

Срок исполнения запроса и направления ответа – 30 дней со дня регистрации запроса.

3.15.  Результатом административной процедуры является направление архивным отделом ответов заявителям.

3.16.  Способом фиксации результата выполнения административной процедуры являются регистрация ответа и его направление заявителю.

 

Выполнение административных процедур при предоставлении муниципальной услуги на базе МБУ «МФЦ»

 

3.17.  Состав административных процедур при предоставлении муниципальной услуги на базе МБУ «МФЦ» определяется в соответствии с заключенным соглашением о взаимодействии между администрацией городского округа Жигулевск и МБУ «МФЦ».

1) прием документов для предоставления услуги;

2) передача пакета документов в архивный отдел;

3) принятие решения о предоставлении услуги или об отказе;

4) выдача результата предоставления услуги.

Прием документов для  предоставления муниципальной услуги и их правовая оценка.

3.18. Основанием для начала исполнения административной процедуры является обращение заявителя в МБУ «МФЦ» с комплектом документов, указанным в пунктах 2.11, 2.12 настоящего административного регламента.

Обращение заявителя в МБУ «МФЦ» может осуществляться:

- путем направления заявления о выдаче архивных данных и иных документов по почте, курьером  экспресс – почтой;

- путем подачи заявления о выдаче архивных данных и иных документов при личном приеме.

3.19. Прием, регистрация и рассмотрение документов, направленных заявителем по почте, курьером, электронной почте.

Документы, представленные по почте, курьером, электронной почте, в день получения регистрируются в МБУ «МФЦ». В случае если документы получены до окончания часов приема в МБУ «МФЦ» в соответствии с графиком работы МФЦ, документы в тот же рабочий день передаются сотруднику МБУ «МФЦ», ответственному за прием и регистрацию документов.

В случае, если документы получены по истечении часов приема в соответствии с графиком работы МБУ «МФЦ», документы на следующий рабочий день передаются сотруднику МБУ «МФЦ», ответственному за прием и регистрацию документов.

Сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за прием и регистрацию документов, регистрирует поступившие по почте документы в электронном журнале регистрации и контроля заявлений (далее - Электронный журнал).

В Электронном журнале указываются:

- индивидуальный порядковый номер записи;

- дата и время поступления документов;

- фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;

- фамилия имя, отчество (последнее - при наличии) должностного лица, принявшего документы;

- перечень представленных заявителем документов;

- полное наименование муниципальной услуги, для получения которой обратился заявитель, и (или), если имеется, номер (идентификатор) такой услуги в реестре муниципальных услуг.

Электронный журнал ведется сотрудниками МФЦ на официальном Интернет-сайте МБУ «МФЦ» в сети Интернет.

3.20. Каждому заявителю после регистрации представленного им комплекта документов присваивается персональный логин и пароль с целью получения возможности отслеживания хода рассмотрения заявления об оказании услуги.

3.21. В случае если документы, представленные заявителем, соответствуют требованиям административного регламента, сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за прием и регистрацию документов, составляет и направляет в пятидневный срок в адрес заявителя расписку о приеме комплекта документов, представленного заявителем к рассмотрению, в которой указываются:

- наименование МБУ «МФЦ»;

- дата регистрации документов в МБУ «МФЦ» и индивидуальный порядковый номер записи в Электронном журнале;

- данные заявителя (фамилия и инициалы физического лица);

- полное наименование муниципальной услуги, для получения которой обратился заявитель, и (или), если имеется, номер (идентификатор) такой услуги в реестре муниципальных услуг;

- опись принятых документов с указанием их наименования, количества экземпляров каждого из принятых документов, количества листов в каждом экземпляре документов;

- срок оказания услуги;

- фамилия и инициалы сотрудника МБУ «МФЦ», принявшего документы, и его подпись;

- справочный телефон МБУ «МФЦ», по которому заявитель может уточнить ход рассмотрения его заявления о предоставлении услуги;

- персональный логин и пароль с целью отслеживания хода рассмотрения заявления на сайте МБУ «МФЦ».

3.22. После регистрации документов в Электронном журнале сотрудник МФЦ, ответственный за рассмотрение документов, осуществляет проверку соответствия заявления и представленных документов необходимым требованиям.

Сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за рассмотрение документов, уточняет предмет обращения заявителя в МБУ «МФЦ» и проверяет представленное заявление на:

- соответствие испрашиваемой услуги перечню услуг, предоставляемых на базе МБУ «МФЦ»;

- соответствие требованиям оформления, установленным настоящим административным регламентом.

При проверке правильности заполнения заявления и иных документов сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за рассмотрение документов, удостоверяется, что:

- имеется полный комплект документов, которые заявитель должен представить самостоятельно;

- тексты документов написаны разборчиво;

- фамилии, имена и отчества (последнее - при наличии) физических лиц, адреса их мест жительства написаны полностью;

- в документах нет подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений;

- документы не исполнены карандашом;

- документы не имеют серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание;

- документы представлены в количестве экземпляров, установленном настоящим регламентом.

Срок исполнения административной процедуры составляет не более 15 минут.

В случае если в заявлении и иных документах имеются вышеназванные недостатки, сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за рассмотрение документов, в трехдневный срок сообщает заявителю любым возможным способом о необходимости переоформления представленного заявления. Если указанные недостатки не были исправлены и представлены заявителем в трехдневный срок со дня получения уведомления из МБУ «МФЦ»,  сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за рассмотрение документов, информирует об этом заявителя и подготавливает уведомление об отказе в приеме представленных заявления и документов для рассмотрения по существу с мотивированным объяснением причин отказа.

При направлении уведомления об отказе в Электронном журнале выполняется соответствующая запись.

3.23. Результатом административной процедуры является прием, регистрация и рассмотрение  документов, представленных заявителем, либо уведомление заявителя о необходимости переоформления представленного заявления (исправлении или доукомплектовании документов) либо направление заявителю уведомления о возврате представленных документов с мотивированным объяснением причин отказа в рассмотрении заявления по существу.

 Прием, регистрация и рассмотрение документов, представленных заявителем при непосредственном обращении в МБУ «МФЦ».

3.24. При непосредственном обращении в МБУ «МФЦ» заявитель представляет заявление и  комплект документов, указанных в пунктах 2.11, 2.12 настоящего административного регламента. Сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за прием и регистрацию документов, устанавливает предмет обращения и осуществляет проверку представленного заявления и документов требованиям настоящего административного регламента.

3.25. В случае отсутствия у заявителя оформленного заявления сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за прием и регистрацию документов, оказывает содействие в оформлении заявления в соответствии с требованиями административного регламента с использованием программных средств. В этом случае заявитель собственноручно указывает в заявлении свою фамилию, имя и отчество (последнее - при наличии), ставит дату и подпись.

3.26. Если заявление было составлено заявителем самостоятельно, сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за прием и регистрацию  документов, уточняет предмет обращения заявителя в МБУ «МФЦ» и проверяет представленное заявление и документы на:

- соответствие испрашиваемой услуги перечню услуг, предоставляемых на базе МБУ «МФЦ»;

- соответствие требованиям оформления, установленным настоящим административным регламентом.

      В случае, если в заявлении имеются недостатки, сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за прием и регистрацию документов, немедленно сообщает заявителю о необходимости переоформления представленного заявления. Если недостатки можно устранить непосредственно в МБУ «МФЦ»,  сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за прием и регистрацию  документов, разъясняет заявителю возможность обращения к администратору за содействием в устранении недостатков.

При согласии заявителя устранить недостатки сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за прием и регистрацию документов, прерывает прием и регистрацию документов и возвращает заявителю представленные документы для устранения выявленных недостатков.

При несогласии заявителя устранить выявленные недостатки, а также, если недостатки невозможно устранить непосредственно в МФЦ, сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за прием и регистрацию документов, разъясняет заявителю, что указанное обстоятельство является основанием для отказа в приеме документов.  В случае, если заявление о предоставлении услуги и документы соответствуют установленным требованиям, сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за прием и регистрацию документов, составляет и  выдает заявителю расписку о приеме комплекта документов, в которой указываются:

- наименование МБУ «МФЦ»;

- дата регистрации документов в МБУ «МФЦ» и индивидуальный порядковый номер записи в Электронном журнале;

- данные заявителя (фамилия и инициалы физического лица);

- полное наименование муниципальной услуги, для получения которой обратился заявитель, и (или), если имеется, номер (идентификатор) такой услуги в реестре муниципальных услуг;

- опись принятых документов с указанием их наименования, количества экземпляров каждого из принятых документов, количества листов в каждом экземпляре документов;

- срок оказания услуги;

- фамилия и инициалы сотрудника МБУ «МФЦ», принявшего документы, и его подпись;

- справочный телефон МБУ «МФЦ», по которому заявитель может уточнить ход рассмотрения его заявления о предоставлении услуги;

- персональный логин и пароль с целью отслеживания хода рассмотрения заявления на сайте МБУ «МФЦ».

Расписка оформляется в двух экземплярах (по одному для заявителя и МБУ «МФЦ»).

Сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за прием и регистрацию документов, передает заявителю первый экземпляр расписки, а второй экземпляр приобщает к поступившим документам. В Электронный журнал вносится запись «расписка выдана» с указанием даты регистрации документов и индивидуального порядкового номера принятого комплекта документов.

Сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за прием и регистрацию документов, передает полный пакет документов сотруднику МБУ «МФЦ», ответственному за рассмотрение документов.

При проверке правильности заполнения заявления и иных документов, сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за рассмотрение  документов, удостоверяется, что:

- имеется полный комплект документов, которые заявитель должен представить самостоятельно;

- тексты документов написаны разборчиво;

- фамилии, имена и отчества (последнее - при наличии) физических лиц, адреса их мест жительства написаны полностью;

- в документах нет подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений;

- документы не исполнены карандашом;

- документы не имеют серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание;

- документы представлены в количестве экземпляров, установленном настоящим регламентом.

В случае, если хотя бы один документ не соответствует требованиям административного регламента, сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за рассмотрение документов, уведомляет  заявителя о необходимости переоформления такого документа или доукомплектования документов в трехдневный срок.

Не предоставление (или не исправление  недостатков) в таких документах является основанием для отказа в приеме документов и направления заявителю уведомления об отказе с мотивированным объяснением причин отказа.

 Срок осуществления административной процедуры составляет не более 10 минут, в случае представления заявителем правильно оформленного и полного комплекта документов.

3.27. Результатом административной процедуры является прием, регистрация, рассмотрение  документов, представленных заявителем, и направление пакета документов в архивный отдел  либо уведомление заявителя о необходимости переоформления представленного заявления (исправления или доукомплектования документов) либо направление заявителю письма об отказе в приеме документов с мотивированным объяснением причин отказа.

Передача пакета документов в архивный отдел.

3.28. Основанием для начала административной процедуры является формирование необходимого пакета документов с последующей передачей  в архивный отдел.

В случае, если документы, представленные заявителем, соответствуют требованиям административного регламента, сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за рассмотрение документов в течение следующего рабочего дня  отправляет пакет документов в архивный отдел для принятия решения (отказа) в  предоставлении муниципальной услуги.

 

4. Порядок и формы контроля за исполнением административного регламента

 

4.1.    Текущий контроль за соблюдением и исполнением должностными лицами архивного отдела административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, а также принятием должностными лицами архивного отдела решений осуществляет заместитель главы городского округа - управляющий делами.

4.2.    Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела, непосредственно осуществляющих административные процедуры.

4.3.    Плановые проверки осуществляются на основании годовых планов не реже одного раза в год.

4.4.    Внеплановая проверка проводится по конкретному обращению заявителя.

4.5.    Должностные лица архивного отдела, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка совершения административных процедур.

По результатам проведения проверок (в случае выявления нарушений прав заявителей) виновные должностные лица привлекаются в ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.6.    Для осуществления контроля за предоставлением муниципальной услуги граждане, их объединения и организации имеют право направлять в архивный отдел индивидуальные и коллективные обращения с предложениями, рекомендациями по совершенствованию качества и порядка предоставления муниципальной услуги, а также заявления и жалобы с сообщением о нарушении должностными лицами, предоставляющими муниципальную услугу, требований административного регламента, законов и иных нормативных правовых актов.

 

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услуг, должностных лиц органа, предоставляющего муниципальную услугу, муниципальных служащих

 

5.1.    Заявители и иные уполномоченные лица имеют право на обжалование решений и действий (бездействия) архивного отдела, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления муниципальной услуги, повлекших за собой нарушение прав и законных интересов заявителя, в досудебном (внесудебном) порядке.

5.2.    Жалоба может быть принята при личном приеме заявителя, а также может быть направлена по почте, с использованием сети Интернет, Единого портала государственных и муниципальных услуг, Портала государственных и муниципальных услуг Самарской области в архивный отдел. Жалобы на решения, принятые начальником архивного отдела, могут быть поданы в вышестоящий орган (при наличии) либо в случае его отсутствия рассматриваются непосредственно начальником архивного отдела.

5.3. Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в случаях:

нарушения срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

нарушения срока предоставления муниципальной услуги;

требования у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области для предоставления муниципальной услуги;

отказа в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;

отказа в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области;

затребования с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области;

отказа архивного отдела, должностного лица архивного отдела в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.4. Жалоба должна содержать:

1)   наименование архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица архивного отдела, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2)   фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), сведения о месте жительства заявителя – физического лица, либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3)   сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) архивного отдела, должностного лица архивного отдела;

4)   доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием архивного отдела, должностного лица архивного отдела. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.5.    Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление в архивного отдела жалобы заявителя или иного уполномоченного лица.

5.6. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

5.7. Жалоба, поступившая в архивный отдел, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица архивного отдела в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений – в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

5.8. По результатам рассмотрения жалобы принимается одно из следующих решений:

об удовлетворении жалобы, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных архивным отделом опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области, а также в иных формах; отказывает в удовлетворении жалобы.

5.9. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.10. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления имеющиеся материалы незамедлительно направляются в органы прокуратуры.

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

к административному регламенту

предоставления муниципальной услуги «Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений на основе документов архивного фонда Самарской области и других архивных документов»

 

 

Информация о местонахождении, графике работы, номерах телефонов для справок, адресе электронной почты архивного отдела администрации городского округа Жигулевск, МБУ «МФЦ» в городском округе Жигулевск 

 

Городской округ

Ф.И.О.

руководителя

Должность

Адрес

Телефон

Электронный адрес

Архивный отдел администрации городского округа Жигулевск

 

Любавина

Вера Васильевна

Начальник архивного отдела

Вокзальная, д.24

2-26-82

 

arhiv@admzhg.ru 

 

Муниципальное бюджетное учреждение «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» в городском округе Жигулевск.

 

Кондалова

Елена Витальевна

Директор

Комсомольская, 31

строение 4.

7-07-20

mfc-zhig@mail.ru

 

График работы архивного отдела

Понедельник:      08.00   -   12.00.

Вторник:              неприемный день

Среда:                  08.00   -   12.00.

Четверг:               08.00   -   12.00.

Пятница:            неприемный день

Перерыв:              12.00   -   13.00.

Суббота, воскресенье – выходной.

 

График работы  МБУ «МФЦ»

Понедельник:        08.00   -   20.00.

Вторник:                08.00   -   20.00.

Среда:                    08.00   -   20.00.

Четверг:                 08.00   -   20.00.

Пятница:             08.00  -    20.00.

Суббота:                10.00 -    15.00.

Воскресенье – выходной.

 

 

 

 

Приложение № 2

 

к административному регламенту

предоставления муниципальной услуги «Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений на основе документов архивного фонда Самарской области и других архивных документов»

 

 

 

Регистрационный номер № ___________от «      »____________________ 20_______ г.

Срок исполнения  «      » _________________20_______ г.

 

Ф.И.О. заявителя:

 

 

Адрес:

 

 

Телефон (городской):

 

Паспортные данные (номер, серия, кем выдан, дата выдачи):

 

 

Доверенность                           от                                      нотариус 

 

ЗАЯВЛЕНИЕ

 

Сведения о лице, о котором запрашивается архивная справка

Ф.И.О.:

 

 

Дата рождения:

 

Бывш. Ф.И.О., дата изменения:

 

 

Паспортные данные (номер, серия, кем выдан, дата выдачи):

 

 

Адрес, контактный телефон

 (городской):

 

 

Куда и для какой цели запрашивается архивная справка (место требования):

 

 

 

Прошу выдать справку о:

(нужное подчеркнуть)

-         подтверждении трудового стажа

-         заработной плате за 5 лет

-         историческая справка

      о переименовании  

            предприятия

-         сведения об отпуске по  

      уходу за ребенком

(содержание запроса: что необходимо подтвердить, указать название предприятие, подразделения, должность, период работы (даты приема и увольнения); если справка о з/пл, то указываются 5 лет (60 мес.) за которые брать з/пл.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Прошу выдать копию:

-         решения,

-         постановления, 

-         распоряжения,

-         приказа,

      -    личной карточки

-         похозяйственной книги

-         завещания

-         договора купли-продажи

      -    прочее

№ и дата документа, наименование органа, издавшего документ,  какая информация содержится в документе:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Кол-во экземпляров справки

 

Дата       ______________________

Подпись заявителя: _______________________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 3

 

к административному регламенту предоставления муниципальной услуги «Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений на основе документов архивного фонда Самарской области и других архивных документов»

 

Блок-схема предоставления муниципальной услуги «Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений на основе документов архивного фонда Самарской области и других архивных документов» при обращении заявителя в архивный отдел  администрации городского округа Жигулевск

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Блок-схема предоставления муниципальной услуги

«Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений на основе документов архивного фонда Самарской области и других архивных документов»  

при обращении заявителя в МБУ «МФЦ» в городском округе Жигулевск

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Приложение

 

                                                              к постановлению администрации

                                                              городского округа Жигулевск

                                                              от 09.02.2016    8 нпа

 

 

 

 

Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Прием на хранение архивных документов»

 

1.   Общие положения

 

Общие сведения о муниципальной услуге

 

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Прием на хранение архивных документов» (далее – административный регламент) разработан в целях повышения качества и доступности предоставления муниципальной услуги, определяет стандарты, сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по приему на хранение архивных документов.

1.2. Заявителями и получателями настоящей муниципальной услуги (далее – заявители) являются:

юридические лица – источники комплектования муниципального архива, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, либо их уполномоченные представители;

юридические лица и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, находящиеся в процессе ликвидации, в том числе в результате банкротства, не имеющие правопреемников или вышестоящих организаций;

граждане (держатели личных фондов), либо их уполномоченные представители.

1.3.    В настоящем административном регламенте под муниципальным архивом понимается структурное подразделение администрации городского округа (архивный отдел администрации городского округа Жигулевск), который осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги

1.4. Информацию о порядке, сроках и процедурах предоставления муниципальной услуги можно получить:

в архивном отделе администрации городского округа Жигулевск (далее - архивный отдел);

в электронном виде в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (далее – сеть Интернет):

в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) Российской Федерации» (далее – Единый портал государственных и муниципальных услуг) – www.gosuslugi.ru;

в региональной информационной системе «Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Самарской области» (далее – Портал государственных и муниципальных услуг Самарской области) – www.pgu.samregion.ru;

на официальном сайте администрации городского округа Жигулевск в сети Интернет: www.zhigulevsk.org ;

на информационных стендах, расположенных непосредственно в местах предоставления муниципальной услуги в помещении архивного отдела.

На информационных стендах размещается информация о местонахождении, графике работы, справочных телефонах, адресе официального сайта и электронной почты администрации городского округа Жигулевск, архивного отдела, предоставляющих муниципальную услугу, настоящий административный регламент, извлечения из нормативных правовых актов, содержащих нормы, регламентирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги, а также иной информации, необходимой для предоставления муниципальной услуги.

1.5. Информация о местонахождении, графике работы, номерах телефонов для справок, адресе электронной почты архивного отдела, читального зала архивного отдела, приведена в приложении 1 к административному регламенту.

1.6. Информирование о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется архивным отделом  при обращении заявителей за информацией лично, по телефону, посредством почты, электронной почты.

1.6.1. Устное информирование осуществляется специалистами архивного отдела при обращении заявителей лично или по телефону.

Специалист архивного отдела принимает все необходимые меры для предоставления полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением других сотрудников.

Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист архивного отдела может предложить заявителям обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо предложить возможность повторного консультирования по телефону через определенный промежуток времени, а также возможность ответного звонка специалиста архивного отдела  заявителю для разъяснения.

При ответе на телефонные звонки специалист архивного отдела  должен назвать фамилию, имя, отчество, занимаемую должность и наименование архивного отдела.

Устное информирование проводится с учетом требований официально-делового стиля речи. В конце информирования специалист архивного отдела должен кратко подвести итоги.

1.6.2. Письменное информирование осуществляется путем направления ответа почтовым отправлением или электронной почтой в зависимости от способа обращения заявителя за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении заявителя.

Ответ на обращение заявителя предоставляется в простой, четкой форме и должен содержать: ответы на поставленные вопросы, указание фамилии и номера телефона исполнителя и наименование архивного отдела.

 

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

 

2.1. Наименование муниципальной услуги: прием на хранение архивных документов.

2.2. Предоставление муниципальной услуги осуществляется:

архивным отделом.

2.3. Не допускается требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные органы и организации, не предусмотренных настоящим административным регламентом.

2.4. Результатом предоставления муниципальной услуги является:

прием на хранение архивных документов в архивный отдел.

2.5. От источников комплектования документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются на постоянное хранение архивным отделом по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации:

-     документы территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории городского округа – 15 лет;

-     документы органов государственной власти Самарской области, иных государственных органов Самарской области и организаций Самарской области – 10 лет;

-     документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций – 5 лет;

-     документы по личному составу, похозяйственные книги и документы, касающиеся приватизации жилищного фонда – 75 лет;

-     проектная документация по капитальному строительству – 20 лет;

-     технологическая, конструкторская и патентная документация – 20 лет;

-     научная документация – 15 лет;

-     кино- и фотодокументы – 5 лет;

-     видео и фонодокументы – 3 года.

2.6. В исключительных случаях сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации могут быть продлены по просьбе источников комплектования архивного отдела при необходимости практического использования архивных документов или отсутствия у архивного отдела возможности для приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации. Продление указанных сроков осуществляется решением экспертно-проверочной комиссией при управлении государственной архивной службы Самарской области (далее – ЭПК).

2.7. Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности, определяются в договоре между архивным отделом и собственником или владельцем указанных документов.

2.8. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации от источников комплектования осуществляется архивным отделом в соответствии с планом-графиком, утвержденным уполномоченным должностным лицом архивного отдела по согласованию с источником комплектования.

2.9. Внеплановый прием документов Архивного фонда Российской Федерации, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов.

2.10. По просьбе источников комплектования и при наличии свободных площадей архивный отдел может осуществлять досрочный прием документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение архивных документов на основании договора.

2.11. Поступившие в архивный отдел запросы от заявителей рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.

2.12. В случае если заявитель, направивших запрос, является источником комплектования другого государственного или муниципального архива, запрос в течение 7 дней направляется по принадлежности в соответствующий государственный или муниципальный архив с обязательным письменным уведомлением заявителя.

2.13. Срок предоставления муниципальной услуги зависит от количества архивных документов, принимаемых на хранение, и устанавливается по согласованию с заявителем с учетом Норм времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами, подготовленными Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (2007).

2.14. Правовыми основаниями для предоставления муниципальной услуги являются:

Федеральный закон от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» («Собрание законодательства Российской Федерации», 1997, N 1, ст. 8220 - 8235; 1997, N 41, ст. 4673; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2700; 2003, N 46 (ч. II), ст. 4449; 2004, N 27, ст. 2711; 2004, N 35, ст. 3607; 2007, N 49, ст. 6055; 2007, N 49, ст. 6079; 1996, N 15, ст. 1768; 2009, N 29, ст. 3617; 2002, N 52 (ч. II), ст. 5288; 2003, N 6, ст. 549; 2010, N 47, ст. 6032; 2011, N 30 (ч. I), ст. 4590, ст. 4596, N 46, ст. 6407);

Федеральный закон от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» («Собрание законодательства Российской Федерации», 28.10.2002, № 43, ст.4190, «Парламентская газета», № 209-210, 02.11.2002, «Российская газета», № 209-210, 02.11.2002);

Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (опубликован в «Российской газете» от 08.10.2003 № 202);

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» («Собрание законодательства Российской Федерации», 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196);

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» («Собрание законодательства Российской Федерации», 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410, N 31, ст. 4196);

Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» («Собрание законодательства Российской Федерации», 2010, N 31, ст. 4179; 2011, N 15, ст. 2038, N 27, ст. 3880, N 29, ст. 4291, N 30 (ч. I), ст. 4587, N 49 (ч. V), ст. 7061, N 27, ст. 3873);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20, "Российская газета", 20.05.2009, N 89);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 12.11.2007, № 46);

Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 19.09.2011, № 38);

Основные правила работы ведомственных архивов, утвержденные приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 05.09.1985 № 263;

Основные Правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002;

Закон Самарской области от 12.05.2005 № 109-ГД «Об архивном деле в Самарской области» ("Волжская коммуна", 2005, 17 мая; 2006, 14 октября; 2007, 16 мая; 2011, 14 декабря);

Закон Самарской области от 16.03.2007 № 16-ГД «О наделении органов местного самоуправления на территории Самарской области отдельными государственными полномочиями в сфере архивного дела» ("Волжская коммуна", № 47 (25845),  20.03.2007; 17.06.2010; 17.12.2015).

2.15. Основанием для предоставления муниципальной услуги является запрос заявителя в письменной форме в адрес архивного отдела, поданный в произвольной форме или как приведено в приложении 2 к административному регламенту следующими способами:

1)   по почте, в том числе по электронной почте;

2)   при непосредственном обращении в архивный отдел;

3)   через Единый портал государственных и муниципальных услуг или Портал государственных и муниципальных услуг Самарской области.

2.16. Юридические лица, являющиеся источником комплектования архивного отдела, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, вместе с запросом направляют (представляют):

1)   описи дел постоянного хранения, утвержденные ЭПК – в 3 экземплярах;

2)   историческую справку к фонду (при первой передаче), дополнение к исторической справке к фонду со сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности, составе и состоянии документов (при последующих передачах) – в 3 экземплярах;

3)   справочный аппарат к описям (титульный лист, содержание (оглавление), предисловие или дополнение к предисловию, список сокращений, переводные таблицы шифров (в случае переработки описи), указатели) – в 3 экземплярах.

2.17. Юридические лица и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, находящиеся в процессе ликвидации, вместе с запросом направляют (представляют):

1)   описи дел по личному составу, согласованные ЭПК (согласованные архивным отделом – для юридических и физических лиц, не являющихся источниками комплектования архивного отдела) – в 2 экземплярах;

2)   сдаточные описи архивных документов с не истекшими сроками временного хранения – в 2 экземплярах;

3)   историческую справку к фонду (дополнение к исторической справке к фонду) – в 2 экземплярах;

4)   справочный аппарат к описям (титульный лист, содержание (оглавление), предисловие или дополнение к предисловию, список сокращений, переводные таблицы шифров (в случае переработки описи), указатели) – в 2 экземплярах.

5)   документ, подтверждающий факт ликвидации (начала ликвидации) юридического лица или прекращения (начала прекращения) предпринимательской деятельности гражданином;

6)   документ, удостоверяющий личность или полномочия заявителя.

2.18. Граждане (держатели личных фондов), вместе с запросом направляют (представляют):

1)   документ, удостоверяющий личность или полномочия заявителя.

2)   документы личного происхождения (для проведения экспертизы их ценности и решения вопроса и приеме документов на хранение),

2.19. Не допускается требовать от заявителя документы, предоставление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими предоставление муниципальной услуги.

2.20. Документы и информация, необходимые для предоставления муниципальной услуги в распоряжении органов и организаций отсутствуют.

2.21. Оснований для отказа в приеме запроса и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, не имеется. Запрос о предоставлении муниципальной услуги и документы подлежат приему в обязательном порядке.

2.22. Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

2.22.1. Основанием отказа в предоставлении муниципальной услуги для юридических лиц – источников комплектования архивного отдела является:

1)   неготовность архивных документов к передаче на хранение в архивный отдел, в том числе не обеспечение оформления дел и упорядочения архивных документов;

2)   не истечение срока временного хранения (за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством);

3)   не предоставление полного комплекта документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, в соответствии с пунктами 2,15; 2,16 административного регламента;

4)   отсутствие в архивном отделе свободных площадей для приема архивных документов;

5)   неудовлетворительное физическое, санитарно-гигиеническое, техническое состояние передаваемых архивных документов.

2.22.2. Основанием отказа в предоставлении муниципальной услуги для юридических лиц и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, находящиеся в процессе ликвидации является:

1)   неготовность архивных документов к передаче на хранение в архивный отдел, в том числе не обеспечение оформления дел и упорядочения архивных документов;

2)   наличие правопреемника или вышестоящей организации;

3)   не предоставление полного комплекта документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, в соответствии с пунктами 2.15; 2.17 административного регламента;

4)   отсутствие в архивном отделе свободных площадей для приема архивных документов;

5)   неудовлетворительное физическое, санитарно-гигиеническое, техническое состояние передаваемых архивных документов.

2.22.3. Основанием отказа в предоставлении муниципальной услуги для граждан (держателей личных фондов) является:

1)   отсутствие критериев ценности документов личного происхождения;

2)   неудовлетворительное физическое, санитарно-гигиеническое, техническое состояние передаваемых архивных документов;

3)   не предоставление полного комплекта документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, в соответствии с пунктами 2.15; 2.18 административного регламента.

2.23. Услуги, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги и предоставляются организациями, участвующими в предоставлении муниципальной услуги, не предусмотрены.

2.24. Предоставление муниципальной услуги осуществляется безвозмездно.

2.25. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение в архивный отдел, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств заявителей.

2.26. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

2.27. Регистрация запроса на предоставление муниципальной услуги осуществляется в день его поступления либо в случае поступления запроса, в нерабочий или праздничный день – в следующий за ним первый рабочий день.

2.28. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях архивного отдела.

Для заявителей должно быть обеспечено удобство с точки зрения пешеходной доступности от остановок общественного транспорта.

В случае если имеется возможность организации стоянки (парковки) возле здания (строения), в котором размещено помещение приема и выдачи документов, организовывается стоянка (парковка) для личного автомобильного транспорта заявителей. За пользование стоянкой (парковкой) с заявителей плата не взимается.

Для парковки специальных автотранспортных средств инвалидов на каждой стоянке выделяется не менее 10% мест (но не менее одного места), которые не должны занимать иные транспортные средства.

Вход в помещение приема и выдачи документов должен обеспечивать свободный доступ заявителей, быть оборудован удобной лестницей с поручнями, широкими проходами, а также пандусами для передвижения кресел-колясок.

На здании рядом с входом должна быть размещена информационная табличка (вывеска), содержащая следующую информацию:

наименование архивного отдела;

место нахождения и юридический адрес;

режим работы;

номера телефонов для справок;

адрес официального сайта.

Фасад здания должен быть оборудован осветительными приборами, позволяющими посетителям ознакомиться с информационными табличками.

Помещения приема и выдачи документов должны предусматривать места для ожидания, информирования и приема заявителей. В местах для информирования должен быть обеспечен доступ граждан для ознакомления с информацией не только в часы приема заявлений, но и в рабочее время, когда прием заявителей не ведется.

В помещении приема и выдачи документов организуется работа справочных окон в количестве, обеспечивающем потребности граждан.

Характеристики помещений приема и выдачи документов в части объемно-планировочных и конструктивных решений, освещения, пожарной безопасности, инженерного оборудования должны соответствовать требованиям нормативных документов, действующих на территории Российской Федерации.

Помещения приема и выдачи документов оборудуются стендами (стойками), содержащими информацию о порядке предоставления муниципальной услуги.

Помещение приема и выдачи документов может быть оборудовано информационным табло, предоставляющим информацию о порядке предоставления муниципальной услуги (включая трансляцию видеороликов, разъясняющих порядок предоставления муниципальной услуги), а также регулирующим поток электронной очереди. Информация на табло может выводиться в виде бегущей строки.

Информационное табло размещается рядом с входом в помещение таким образом, чтобы обеспечить видимость максимально возможному количеству заявителей.

Для инвалидов по зрению обеспечивается дублирование необходимой для ознакомления зрительной информации, а также надписей, знаков и иной текстовой и графической информации знаками, выполненными укрупненным шрифтом и рельефно-точечным шрифтом Брайля. Для инвалидов по слуху обеспечивается дублирование необходимой для ознакомления звуковой информации текстовой и графической информацией (бегущей строкой).

В местах для ожидания устанавливаются стулья (кресельные секции, кресла) для заявителей. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но не может составлять менее 5 мест.

В помещении приема и выдачи документов выделяется место для оформления документов, предусматривающее столы (стойки) с бланками заявлений и канцелярскими принадлежностями.

Информация о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника архивного отдела должна быть размещена на личной информационной табличке и на рабочем месте специалиста.

Для заявителя, находящегося на приеме, должно быть предусмотрено место для раскладки документов.

Прием комплекта документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и выдача документов при наличии возможности должны осуществляться в разных окнах (кабинетах).

В помещениях приема и выдачи документов размещается абонентский ящик, а также стенд по антикоррупционной тематике. Кроме того, в помещениях приема и выдачи документов могут распространяться иные материалы (брошюры, сборники) по антикоррупционной тематике.

Для обслуживания инвалидов помещения оборудуются пандусами, специальными ограждениями и перилами, обеспечивающими беспрепятственное передвижение и разворот инвалидных колясок. Столы для обслуживания инвалидов размещаются в стороне от входа с учетом беспрепятственного подъезда и поворота колясок.

Входы в помещения оборудуются пандусами, расширенными проходами, позволяющими обеспечить беспрепятственный доступ инвалидов, включая инвалидов, использующих кресла-коляски. Центральный вход в помещения оборудуется информационной табличкой (вывеской), содержащей соответствующее наименование, с использованием укрупненного шрифта и плоско-точечного шрифта Брайля.

При наличии заключения общественной организации инвалидов                      о технической невозможности обеспечения доступности помещений (здания) для инвалидов на специально подготовленного сотрудника учреждения (организации), в котором предоставляется муниципальная услуга, административно-распорядительным актом возлагается обязанность по оказанию ситуационной помощи инвалидам всех категорий на время предоставления муниципальной услуги.        

2.29. Показателями доступности и качества муниципальной услуги являются:

1)   наличие полной, актуальной и достоверной информации о порядке предоставления муниципальной услуги;

2)   уровень удовлетворенности граждан Российской Федерации качеством предоставления муниципальной услуги;

3)   снижение времени ожидания в очереди при подаче заявления и при получении результата предоставления муниципальной услуги;

4)   отсутствие обоснованных жалоб со стороны заявителей на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела при предоставлении муниципальной услуги.

2.30. Для получения муниципальной услуги заявитель может подать запрос о предоставлении муниципальной услуги в электронной форме через Единый портал государственных и муниципальных услуг, Портал государственных и муниципальных услуг Самарской области.

Состав административных процедур, предоставляемых в электронном виде, а также действий заявителя по получению информации о предоставлении муниципальной слуги в электронном виде определяется в соответствии с содержанием этапов перехода на предоставление муниципальной услуги в электронном виде.

В соответствии с Федеральным законом от 13 июля 2015 г. № 263-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены ограничений на использование электронных документов при взаимодействии физических и юридических лиц с органами государственной власти и органами местного самоуправления» администрация архивного отдела в пределах своих полномочий обязана предоставлять по выбору заявителей информацию в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, и (или) документов на бумажном носителе, за исключением случаев, если иной порядок предоставления такой информации установлен федеральными законами или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, регулирующими правоотношения в установленной сфере деятельности.

В соответствии с Федеральным законом от 13 июля 2015 г. № 263-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены ограничений на использование электронных документов при взаимодействии физических и юридических лиц с органами государственной власти и органами местного самоуправления» требования к осуществлению взаимодействия в электронной форме заявителей с администрацией и порядок такого взаимодействия устанавливаются в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

2.31. Муниципальная услуга не предоставляется на базе многофункциональных центров.

 

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

 

3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1)   прием и регистрация запроса и документов, необходимых для оказания муниципальной услуги;

2)   анализ поступивших документов и принятие решения о возможности приема на хранение архивных документов;

3)   прием на хранение архивных документов.

3.2. Блок-схема предоставления муниципальной услуги приведена в приложении 3 к административному регламенту.

 

Приём и регистрация запроса и документов, необходимых для оказания муниципальной услуги

 

3.3. Основанием для начала административной процедуры является поступление от заявителя запроса в адрес архивного отдела с приложением документов, указанных в пунктах 2.16-2.18 административного регламента, в том числе представленные в электронной форме с использованием Портала.

В случае направления в электронной форме заявления без приложения документов, указанных в пункте 2.16-2.18 административного регламента, они должны быть представлены заявителем на личном приеме в течение 5 дней с момента направления заявления. До предоставления заявителем указанных документов рассмотрение заявления о предоставлении муниципальной услуги приостанавливается.

3.4. Поступившие в архивный отдел запросы принимаются, учитываются и регистрируются в день их поступления либо в случае поступления обращения в нерабочий или праздничный день – в следующий за ним первый рабочий день.

3.5. Прошедшие регистрацию запросы передаются специалисту архивного отдела для их анализа и принятия решения о возможности приема на хранение архивных документов.

3.6. Результатом выполнения административной процедуры и способом фиксации является регистрация и передача запроса и приложенных к нему документов специалистом архивного отдела.

 

Анализ поступивших документов и принятие решения о возможности приема на хранение архивных документов

 

3.7. Основанием для начала административной процедуры является получение специалистом архивного отдела зарегистрированного запроса и приложенных к нему документов.

3.8. Специалист архивного отдела осуществляет анализ и проверку представленных документов. При выявлении оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, предусмотренных пунктом 2.22 административного регламента, заявитель письменно извещается об этом.

3.9. В случае отсутствия оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, по согласованию с заявителем, назначается дата приема архивных документов на хранение в архивный отдел.

3.10. Если заявитель не является источником комплектования архивного отдела, передача на хранение образовавшихся в его деятельности архивных документов, осуществляется на основании договора.

3.11. Результатом выполнения административной процедуры и способом фиксации являются:

принятие решения о предоставлении муниципальной услуги и согласование с заявителем срока передачи архивных документов на хранение;

заключение договора передачи архивных документов (в случаях, предусмотренных действующим законодательством);

уведомление заявителя об отказе в приеме архивных документов на хранение в архивный отдел.

 

Прием на хранение архивных документов

 

3.12. Основанием для начала административной процедуры является принятие архивным отделом решения о приеме архивных документов на хранение.

3.13. Архивные документы принимаются в архивный отдел в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы и уникальные документы.

3.14. При приеме проводятся проверка физического, санитарно-гигиенического, технического состояния архивных документов, а также их страховых копий.

В результате оценки физического состояния архивных документов на бумажной основе выявляются архивные документы: пораженные биологическими вредителями; с повышенной влажностью; с повреждениями бумаги и текста; запыленные. При этом удалению подлежат все посторонние, находящиеся в делах, папках, коробках предметы: металлические, картонные, бумажные и другие закладки, прокладки, скрепки и т.п.

При оценке технического состояния аудиовизуальных и электронных документов, а также их страховых копий устанавливается возможность считывания информации с материального носителя, соответствие технических характеристик этих документов сведениям, содержащимся в сопровождающих актах технического состояния.

В случае обнаружения дефектов составляется акт, отражающий характер дефектов и меры по их устранению. Устранение дефектов проводится за счет заявителя.

3.15. Документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются в архивный отдел по утвержденным ЭПК описям; документы по личному составу – по согласованным ЭПК описям (согласованным архивным отделом – для юридических и физических лиц, не являющихся источниками комплектования архивного отдела); архивные документы с не истекшими сроками временного хранения – по сдаточным описям.

3.16. Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архивный отдел. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Заявитель принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.

3.17. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архивном отделе, другой – у заявителя.

3.18. Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте:

кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) – негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект);

фотодокументы – негатив, контрольный фотоотпечаток;

фонодокументы и видеодокументы – оригинал и копия.

Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация:

для кинодокументов – монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов;

для фотодокументов – аннотация;

для фонодокументов – сопроводительная документация;

для видеодокументов – акты технического состояния.

3.19. Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.

3.20. Прием секретных документов от заявителей осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне по акту и отдельным описям дел, документов.

3.21. Документы от граждан поступают в архивный отдел  по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.

3.22. Прием документов от граждан в архивный отдел осуществляется на основании решения ЭПК по результатам рассмотрения заключения о научно-исторической ценности документов личного происхождения и сдаточной или оценочной описи и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения.

3.23. При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении  архивным отделом документов от граждан, а также возврате по результатам экспертизы ценности владельцу их части из числа находившихся в архивном отделе составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архивном отделе, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.

3.24. Результатом выполнения административной процедуры и способом фиксации является прием архивных документов и оформление акта приема-передачи документов на хранение.

 

4. Порядок и формы контроля за исполнением административного регламента

 

4.1. Текущий контроль за соблюдением и исполнением должностными лицами архивного отдела  настоящего административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, а также принятием должностными лицами архивного отдела решений осуществляет заместитель главы городского округа - управляющий делами.

4.2. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела, непосредственно осуществляющих административные процедуры.

4.3. Плановые проверки осуществляются на основании годовых планов не реже одного раза в год.

4.4. Внеплановая проверка проводится по конкретному обращению заявителя.

4.5. Должностные лица архивного отдела, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка совершения административных процедур.

По результатам проведения проверок (в случае выявления нарушений прав заявителей) виновные должностные лица привлекаются в ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.6. Для осуществления контроля за предоставлением муниципальной услуги граждане, их объединения и организации имеют право направлять в архивный отдел индивидуальные и коллективные обращения с предложениями, рекомендациями по совершенствованию качества и порядка предоставления муниципальной услуги, а также заявления и жалобы с сообщением о нарушении должностными лицами, предоставляющими муниципальную услугу, требований административного регламента, законов и иных нормативных правовых актов.

 

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услуг, должностных лиц органа, предоставляющего муниципальную услугу, муниципальных служащих

 

5.1. Заявители и иные уполномоченные лица имеют право на обжалование решений и действий (бездействия) архивного отдела, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления муниципальной услуги, повлекших за собой нарушение прав и законных интересов заявителя, в досудебном (внесудебном) порядке.

5.2. Жалоба может быть принята при личном приеме заявителя, а также может быть направлена по почте, с использованием сети Интернет, Единого портала государственных и муниципальных услуг, Портала государственных и муниципальных услуг Самарской области в архивный отдел. Жалобы на решения, принятые начальником архивного отдела, могут быть поданы в вышестоящий орган (при наличии) либо в случае его отсутствия рассматриваются непосредственно начальником архивного отдела.

5.3. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в случаях:

нарушения срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

нарушения срока предоставления муниципальной услуги;

требования у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области для предоставления муниципальной услуги;

отказа в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;

отказа в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области;

затребования с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области;

отказа архивного отдела, должностного лица архивного отдела в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.4. Жалоба должна содержать:

1)   наименование архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица архивного отдела, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

 2)  фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), сведения о месте жительства заявителя – физического лица, либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3)   сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) архивного отдела, должностного лица архивного отдела;

4)   доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием архивного отдела, должностного лица архивного отдела. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.5. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление в архивного отдела жалобы заявителя или иного уполномоченного лица.

5.6. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

5.7. Жалоба, поступившая в архивный отдел, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица архивного отдела в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений – в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

5.8. По результатам рассмотрения жалобы принимается одно из следующих решений:

об удовлетворении жалобы, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных архивным отделом опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области, а также в иных формах;

об отказе в удовлетворении жалобы.

5.9. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.10. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления имеющиеся материалы незамедлительно направляются в органы прокуратуры.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

 

к административному регламенту предоставления муниципальной услуги «Прием на хранение архивных документов»

 

 

Информация о местонахождении, графике работы, номерах телефонов для справок, адресе электронной почты архивного отдела администрации городского округа Жигулевск

 

 

Городской округ

Ф.И.О.

руководителя

Должность

Адрес

Телефон

Электронный адрес

Архивный отдел администрации городского округа Жигулевск

 

Любавина

Вера Васильевна

Начальник архивного отдела

Вокзальная, д.24

2-26-82

 

arhiv@admzhg.ru 

 

График работы архивного отдела

Понедельник:      08.00   -   12.00.

Вторник:              неприемный день

Среда:                  08.00   -   12.00.

Четверг:               08.00   -   12.00.

Пятница:            неприемный день

Перерыв:              12.00   -   13.00.

Суббота, воскресенье – выходной.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 2

 

к административному регламенту  предоставления муниципальной услуги «Прием на хранение архивных документов»

 

 

 

Начальнику архивного отдела   администрации городского округа Жигулевск

 

Запрос 

________________________________________________________________

название организации (учреждения)

просит принять на постоянное (долговременное) хранение документы

___________________________________________________________________________

название передаваемого фонда

__________________________________________________________________________________

за ________________________ годы в количестве

                                                                     

_________________________________________________________ единиц хранения.

                                                         цифрами и прописью

  

Наименование должности руководителя                       Подпись                      Расшифровка подписи 

Инициалы и фамилия исполнителя

Телефон

 

 

Приложение 3

 

к  административному регламенту предоставления муниципальной услуги «Прием на хранение архивных документов»

 

Блок-схема предоставления муниципальной услуги

 «Прием на хранение архивных документов»

 



Скругленный прямоугольник: Прием и регистрация запроса и документов, необходимых для оказания муниципальной услуги
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Приложение

 

                                                              к постановлению администрации

                                                              городского округа Жигулевск

                                                              от  09.02.2016    9 нпа

 

 

 

Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Согласование номенклатур дел, положений об архивах,
об экспертных комиссиях»

 

1. Общие положения

 

Общие сведения о муниципальной услуге

 

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Согласование номенклатур дел, положений об архивах, об экспертных комиссиях» (далее – административный регламент) разработан в целях повышения качества и доступности предоставления муниципальной услуги, определяет стандарты, сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по согласованию номенклатур дел, положений об архивах, об экспертных комиссиях.

1.2.    Полномочия по согласованию номенклатур дел, положений об архивах, об экспертных комиссиях предоставляются муниципальным архивам решением экспертно-проверочной комиссией при управлении государственной архивной службы Самарской области.

1.3.    Заявителями и получателями настоящей муниципальной услуги (далее – заявители) являются организации – источники комплектования муниципальных архивов, либо их уполномоченные представители.

1.4.    В настоящем административном регламенте под муниципальным архивом понимается структурное подразделение администрации городского округа (архивный отдел администрации городского округа Жигулевск), который осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

 

Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги

 

1.5.    Информацию о порядке, сроках и процедурах предоставления муниципальной услуги можно получить:

в архивном отделе администрации городского округа Жигулевск (далее - архивный отдел);

в электронном виде в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (далее – сеть Интернет):

в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) Российской Федерации» (далее – Единый портал государственных и муниципальных услуг) – www.gosuslugi.ru;

в региональной информационной системе «Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Самарской области» (далее – Портал государственных и муниципальных услуг Самарской области) – www.pgu.samregion.ru;

на официальном сайте администрации городского округа Жигулевск в сети Интернет: www.zhigulevsk.org ;

на информационных стендах, расположенных непосредственно в местах предоставления муниципальной услуги в помещениях архивного отдела.

На информационных стендах размещается информация о местонахождении, графике работы, справочных телефонах, адресе официального сайта и электронной почты администрации городского округа Жигулевск, архивного отдела, предоставляющих муниципальную услугу, настоящий административный регламент, извлечения из нормативных правовых актов, содержащих нормы, регламентирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги, а также иной информации, необходимой для предоставления муниципальной услуги.

1.6.    Информация о местонахождении, графике работы, номерах телефонов для справок, адресе электронной почты архивного отдела приведена в приложении 1 к административному регламенту.

1.7.    Информирование о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется архивным отделом при обращении заявителей за информацией лично, по телефону, посредством почты, электронной почты.

1.7.1. Устное информирование осуществляется специалистами архивного отдела при обращении заявителей лично или по телефону.

Специалист архивного отдела принимает все необходимые меры для предоставления полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением других сотрудников.

Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист архивного отдела может предложить заявителям обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо предложить возможность повторного консультирования по телефону через определенный промежуток времени, а также возможность ответного звонка специалиста архивного отдела  заявителю для разъяснения.

При ответе на телефонные звонки специалист архивного отдела  должен назвать фамилию, имя, отчество, занимаемую должность и наименование архивного отдела.

Устное информирование проводится с учетом требований официально-делового стиля речи. В конце информирования специалист архивного отдела должен кратко подвести итоги.

 1.7.2. Письменное информирование осуществляется путем направления ответа почтовым отправлением или электронной почтой в зависимости от способа обращения заявителя за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении заявителя.

Ответ на обращение заявителя предоставляется в простой, четкой форме и должен содержать: ответы на поставленные вопросы, указание фамилии и номера телефона исполнителя и наименование архивного отдела.

 

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

 

2.1. Наименование муниципальной услуги: согласование номенклатур дел, положений об архивах, об экспертных комиссиях.

2.2. Предоставление муниципальной услуги осуществляется:

архивным отделом.

2.3. Не допускается требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные органы и организации, не предусмотренных настоящим административным регламентом.

2.4. Результатом предоставления муниципальной услуги является:

1)   решение архивного отдела о согласовании номенклатуры дел, положения об архиве, об экспертной комиссии (далее – документы) оформленное в виде грифа согласования, расположенного в левой нижней части последнего листа документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденные постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 № 65-ст.

2)   решение архивного отдела об отказе согласования представленных документов.

2.5. Срок предоставления муниципальной услуги составляет не более 30 дней со дня поступления документов на согласование в архивный отдел.

2.6. Правовыми основаниями для предоставления муниципальной услуги являются:

Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (опубликован в «Российской газете» от 08.10.2003 № 202);

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196);

Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179; 2011, N 15, ст. 2038, N 27, ст. 3880, N 29, ст. 4291, N 30 (ч. I), ст. 4587, N 49 (ч. V), ст. 7061, N 27, ст. 3873);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20, "Российская газета", 20.05.2009, N 89);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 12.11.2007, № 46);

Основные правила работы ведомственных архивов, утвержденные приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 05.09.1985 № 263;

Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Федеральной архивной службы России от 06.02.2002;

Закон Самарской области от 12.05.2005 № 109-ГД «Об архивном деле в Самарской области» ("Волжская коммуна", 2005, 17 мая; 2006, 14 октября; 2007, 16 мая; 2011, 14 декабря);

Закон Самарской области от 16.03.2007 № 16-ГД «О наделении органов местного самоуправления на территории Самарской области отдельными государственными полномочиями в сфере архивного дела» ("Волжская коммуна", № 47 (25845), 20.03.2007; 17.06.2010;17.12.2015).

2.7. Основанием для предоставления муниципальной услуги является запрос заявителя в письменной форме в адрес архивного отдела, поданный в произвольной форме следующими способами:

1)   по почте, в том числе по электронной почте;

2)   при непосредственном обращении в архивный отдел;

3)   через Единый портал государственных и муниципальных услуг или Портал государственных и муниципальных услуг Самарской области.

2.8. Для решения вопроса согласования документов вместе с запросом направляются в 2-х экземплярах проекты:

1)   индивидуальных номенклатур дел;

2)   положений об архивах организаций;

3)   положений об экспертных комиссиях;

4)   выписку из протокола заседания экспертной комиссии заявителя по представленным документам.

2.9. Не допускается требовать от заявителя документы, предоставление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими предоставление муниципальной услуги.

2.10. Документы и информация, необходимые для предоставления муниципальной услуги в распоряжении органов и организаций отсутствуют.

2.11. Оснований для отказа в приеме запроса и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, не имеется. Запрос и документы подлежат приему в обязательном порядке.

2.12. Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги (согласовании представленных заявителем документов) являются:

1)   непредоставление полного комплекта документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, в соответствии с пунктами

2.7; 2.8 административного регламента;

2)   составление представленных документов с нарушением требований:

Основных правила работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 05.09.1985 № 263;

Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Федеральной архивной службы России от 06.02.2002;

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденных постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 № 65-ст;

Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19;

Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182;

Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477;

Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76;

Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558;

Отраслевых перечней документов с указанием сроков хранения.

2.13. Услуги, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги и предоставляются организациями, участвующими в предоставлении муниципальной услуги, не предусмотрены.

2.14. Предоставление муниципальной услуги осуществляется бесплатно.

2.15. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

2.16. Регистрация запроса на предоставление муниципальной услуги осуществляется в день его поступления либо в случае поступления запроса, в нерабочий или праздничный день – в следующий за ним первый рабочий день.

2.17. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях архивного отдела.

Для заявителей должно быть обеспечено удобство с точки зрения пешеходной доступности от остановок общественного транспорта.

В случае если имеется возможность организации стоянки (парковки) возле здания (строения), в котором размещено помещение приема и выдачи документов, организовывается стоянка (парковка) для личного автомобильного транспорта заявителей. За пользование стоянкой (парковкой) с заявителей плата не взимается.

Для парковки специальных автотранспортных средств инвалидов на каждой стоянке выделяется не менее 10% мест (но не менее одного места), которые не должны занимать иные транспортные средства.

Вход в помещение приема и выдачи документов должен обеспечивать свободный доступ заявителей, быть оборудован удобной лестницей с поручнями, широкими проходами, а также пандусами для передвижения кресел-колясок.

На здании рядом с входом должна быть размещена информационная табличка (вывеска), содержащая следующую информацию:

наименование архивного отдела;

место нахождения и юридический адрес;

режим работы;

номера телефонов для справок;

адрес официального сайта.

Фасад здания должен быть оборудован осветительными приборами, позволяющими посетителям ознакомиться с информационными табличками.

Помещения приема и выдачи документов должны предусматривать места для ожидания, информирования и приема заявителей. В местах для информирования должен быть обеспечен доступ граждан для ознакомления с информацией не только в часы приема заявлений, но и в рабочее время, когда прием заявителей не ведется.

В помещении приема и выдачи документов организуется работа справочных окон в количестве, обеспечивающем потребности граждан.

Характеристики помещений приема и выдачи документов в части объемно-планировочных и конструктивных решений, освещения, пожарной безопасности, инженерного оборудования должны соответствовать требованиям нормативных документов, действующих на территории Российской Федерации.

Помещения приема и выдачи документов оборудуются стендами (стойками), содержащими информацию о порядке предоставления муниципальной услуги.

Помещение приема и выдачи документов может быть оборудовано информационным табло, предоставляющим информацию о порядке предоставления муниципальной услуги (включая трансляцию видеороликов, разъясняющих порядок предоставления муниципальной услуги), а также регулирующим поток электронной очереди. Информация на табло может выводиться в виде бегущей строки.

Информационное табло размещается рядом с входом в помещение таким образом, чтобы обеспечить видимость максимально возможному количеству заявителей.

Для инвалидов по зрению обеспечивается дублирование необходимой для ознакомления зрительной информации, а также надписей, знаков и иной текстовой и графической информации знаками, выполненными укрупненным шрифтом и рельефно-точечным шрифтом Брайля. Для инвалидов по слуху обеспечивается дублирование необходимой для ознакомления звуковой информации текстовой и графической информацией (бегущей строкой).

В местах для ожидания устанавливаются стулья (кресельные секции, кресла) для заявителей. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но не может составлять менее 5 мест.

В помещении приема и выдачи документов выделяется место для оформления документов, предусматривающее столы (стойки) с бланками заявлений и канцелярскими принадлежностями.

Информация о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника архивного отдела должна быть размещена на личной информационной табличке и на рабочем месте специалиста.

Для заявителя, находящегося на приеме, должно быть предусмотрено место для раскладки документов.

Прием комплекта документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и выдача документов при наличии возможности должны осуществляться в разных окнах (кабинетах).

В помещениях приема и выдачи документов размещается абонентский ящик, а также стенд по антикоррупционной тематике. Кроме того, в помещениях приема и выдачи документов могут распространяться иные материалы (брошюры, сборники) по антикоррупционной тематике.

Для обслуживания инвалидов помещения оборудуются пандусами, специальными ограждениями и перилами, обеспечивающими беспрепятственное передвижение и разворот инвалидных колясок. Столы для обслуживания инвалидов размещаются в стороне от входа с учетом беспрепятственного подъезда и поворота колясок.

Входы в помещения оборудуются пандусами, расширенными проходами, позволяющими обеспечить беспрепятственный доступ инвалидов, включая инвалидов, использующих кресла-коляски. Центральный вход в помещения оборудуется информационной табличкой (вывеской), содержащей соответствующее наименование, с использованием укрупненного шрифта и плоско-точечного шрифта Брайля.

При наличии заключения общественной организации инвалидов                      о технической невозможности обеспечения доступности помещений (здания) для инвалидов на специально подготовленного сотрудника учреждения (организации), в котором предоставляется муниципальная услуга, административно-распорядительным актом возлагается обязанность по оказанию ситуационной помощи инвалидам всех категорий на время предоставления муниципальной услуги.        

2.18. Показателями доступности и качества муниципальной услуги являются:

1)     наличие полной, актуальной и достоверной информации о порядке предоставления муниципальной услуги;

2)     уровень удовлетворенности граждан Российской Федерации качеством предоставления муниципальной услуги;

3)     снижение времени ожидания в очереди при подаче заявления и при получении результата предоставления муниципальной услуги;

4)     отсутствие обоснованных жалоб со стороны заявителей на решения, действия (бездействие) должностных лиц муниципального архива при предоставлении муниципальной услуги.

2.19. Для получения муниципальной услуги заявитель может подать запрос о предоставлении муниципальной услуги в электронной форме через Единый портал государственных и муниципальных услуг, Портал государственных и муниципальных услуг Самарской области.

Состав административных процедур, предоставляемых в электронном виде, а также действий заявителя по получению информации о предоставлении муниципальной слуги в электронном виде определяется в соответствии с содержанием этапов перехода на предоставление муниципальной услуги в электронном виде.

В соответствии с Федеральным законом от 13 июля 2015 г. № 263-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены ограничений на использование электронных документов при взаимодействии физических и юридических лиц с органами государственной власти и органами местного самоуправления» администрация архивного отдела  в пределах своих полномочий обязана предоставлять по выбору заявителей информацию в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, и (или) документов на бумажном носителе, за исключением случаев, если иной порядок предоставления такой информации установлен федеральными законами или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, регулирующими правоотношения в установленной сфере деятельности.

В соответствии с Федеральным законом от 13 июля 2015 г. № 263-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены ограничений на использование электронных документов при взаимодействии физических и юридических лиц с органами государственной власти и органами местного самоуправления» требования к осуществлению взаимодействия в электронной форме заявителей с администрацией и порядок такого взаимодействия устанавливаются в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

2.20. Муниципальная услуга не предоставляется на базе многофункциональных центров.

 

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

 

3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1)   прием и регистрация запроса и документов, необходимых для оказания муниципальной услуги;

2)   анализ, поступивших документов, и принятие решения об их согласовании;

3)   согласование представленных документов;

3.2. Блок-схема предоставления муниципальной услуги приведена в приложении 2 к административному регламенту.

 

Приём и регистрация запроса и документов, необходимых для оказания
муниципальной услуги

 

3.3. Основанием для начала административной процедуры является поступление от заявителя запроса в адрес архивного отдела с приложением документов, указанных в пункте 15 административного регламента.

3.4. Поступившие в архивный отдел запросы принимаются, учитываются и регистрируются в день их поступления либо в случае поступления запроса в нерабочий или праздничный день – в следующий за ним первый рабочий день.

3.5. Прошедшие регистрацию запросы передаются специалисту, ответственному за предоставление муниципальной услуги, для их анализа и принятия решения о возможности согласования представленных документов.

3.6. Результатом выполнения административной процедуры и способом фиксации является регистрация и передача обращения ответственному специалисту.

 

Анализ, поступивших документов и принятие решения об их согласовании

 

3.7. Основанием для начала административной процедуры является получение ответственным специалистом зарегистрированного запроса и приложенных к нему документов.

3.8. Ответственный специалист осуществляет анализ и проверку представленных документов. При выявлении оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, предусмотренных пунктом 2.12 административного регламента, заявитель письменно извещается об этом.

3.9. В случае отсутствия оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги ответственный специалист направляет представленные документы на согласование начальнику архивного отдела.

3.10. Результатом выполнения административной процедуры и способом фиксации являются представление документов начальнику архивного отдела на согласование либо направление заявителю уведомления заявителя об отказе в согласовании представленных документов.

Согласование представленных документов

 

3.11. Основанием для начала административной процедуры является получение начальником архивного отдела представленных заявителем документов.

3.12. Начальник архивного отдела согласовывает представленные документы посредством проставления в левой нижней части последнего листа документа грифа согласования, должности (включая наименования архивного отдела), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

3.13. Один экземпляр согласованного документа направляется в организацию его представившую.

3.14. Максимальный срок выполнения административной процедуры – 30 дней со дня поступления запроса в архивный отдел.

3.15. Результатом выполнения административной процедуры и способом фиксации является направление согласованных документов в представившую организацию.

 

4. Порядок и формы контроля за исполнением административного регламента

 

4.1. Текущий контроль за соблюдением и исполнением должностными лицами архивного отдела  настоящего административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, а также принятием должностными лицами архивного отдела решений осуществляет заместитель главы городского округа - управляющий делами.

4.2. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела, непосредственно осуществляющих административные процедуры.

4.3. Плановые проверки осуществляются на основании годовых планов не реже одного раза в год.

4.4. Внеплановая проверка проводится по конкретному обращению заявителя.

4.5. Должностные лица архивного отдела, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка совершения административных процедур.

По результатам проведения проверок (в случае выявления нарушений прав заявителей) виновные должностные лица привлекаются к ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.6. Для осуществления контроля за предоставлением муниципальной услуги граждане, их объединения и организации имеют право направлять в архивный отдел индивидуальные и коллективные обращения с предложениями, рекомендациями по совершенствованию качества и порядка предоставления муниципальной услуги, а также заявления и жалобы с сообщением о нарушении должностными лицами, предоставляющими муниципальную услугу, требований административного регламента, законов и иных нормативных правовых актов.

 

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услуг, должностных лиц органа, предоставляющего муниципальную услугу, муниципальных служащих

 

5.1. Заявители и иные уполномоченные лица имеют право на обжалование решений и действий (бездействия) архивного отдела, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления муниципальной услуги, повлекших за собой нарушение прав и законных интересов заявителя, в досудебном (внесудебном) порядке.

5.2. Жалоба может быть принята при личном приеме заявителя, а также может быть направлена по почте, с использованием сети Интернет, Единого портала государственных и муниципальных услуг, Портала государственных и муниципальных услуг Самарской области в архивный отдел. Жалобы на решения, принятые начальником архивного отдела, могут быть поданы в вышестоящий орган (при наличии) либо в случае его отсутствия рассматриваются непосредственно начальником архивного отдела.

5.3. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в случаях:

нарушения срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

нарушения срока предоставления муниципальной услуги;

требования у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области для предоставления муниципальной услуги;

отказа в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;

отказа в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области;

затребования с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области;

отказа архивного отдела, должностного лица архивного отдела в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.4. Жалоба должна содержать:

1)   наименование архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица архивного отдела, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2)   фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), сведения о месте жительства заявителя – физического лица, либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3)   сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) архивного отдела, должностного лица архивного отдела;

4)   доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием архивного отдела, должностного лица архивного отдела. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.5. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление в архивный отдел жалобы заявителя или иного уполномоченного лица.

5.6. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

5.7. Жалоба, поступившая в архивный отдел, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица архивного отдела в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений – в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

5.8. По результатам рассмотрения жалобы принимается одно из следующих решений:

об удовлетворении жалобы, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных архивным отделом опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области, а также в иных формах;

об отказе в удовлетворении жалобы.

5.9. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.10. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления имеющиеся материалы незамедлительно направляются в органы прокуратуры.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

 

к административному регламенту предоставления муниципальной услуги «Согласование номенклатур дел, положений об архивах, об экспертных комиссиях»

 

 

Информация о местонахождении, графике работы, номерах телефонов для справок, адресе электронной почты архивного отдела администрации городского округа Жигулевск

 

 

Городской округ

Ф.И.О.

руководителя

Должность

Адрес

Телефон

Электронный адрес

Архивный отдел администрации городского округа Жигулевск

 

Любавина

Вера Васильевна

Начальник архивного отдела

Вокзальная, д.24

2-26-82

 

arhiv@admzhg.ru 

 

График работы архивного отдела

Понедельник:      08.00   -   12.00.

Вторник:              неприемный день

Среда:                  08.00   -   12.00.

Четверг:               08.00   -   12.00.

Пятница:            неприемный день

Перерыв:              12.00   -   13.00.

Суббота, воскресенье – выходной.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 2

 

к административному регламенту предоставления муниципальной услуги «Согласование номенклатур дел, положений об архивах, об экспертных комиссиях»

 

Блок-схема предоставления муниципальной услуги

«Согласование номенклатур дел, положений об архивах, об экспертных комиссиях»

 



 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Приложение

 

                                                              к постановлению администрации

                                                              городского округа Жигулевск

                                                              от  10.03.2016    29 нпа

 

 

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги «Информационное обслуживание пользователей в читальных залах муниципальных архивов»

 

1. Общие положения

 

Общие сведения о муниципальной услуге

 

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Информационное обслуживание пользователей в читальных залах муниципальных архивов» (далее – административный регламент) разработан в целях повышения качества и доступности предоставления муниципальной услуги, определяет стандарты, сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по информационному обслуживанию пользователей в читальных залах муниципальных архивов.

1.2. Заявителями и получателями настоящей муниципальной услуги (далее – пользователи) являются физические лица (граждане Российской Федерации, иностранные граждане, лица без гражданства), юридические лица, либо их уполномоченные представители.

1.3.    В настоящем административном регламенте под муниципальным архивом понимается структурное подразделение администрации городского округа (архивный отдел администрации городского округа Жигулевск), который осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

 

Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги

 

1.4.    Информацию о порядке, сроках и процедурах предоставления муниципальной услуги можно получить:

в архивном отделе администрации городского округа Жигулевск (далее - архивный отдел);

в электронном виде в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (далее – сеть Интернет):

в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) Российской Федерации» (далее – Единый портал государственных и муниципальных услуг) – www.gosuslugi.ru;

в региональной информационной системе «Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Самарской области» (далее – Портал государственных и муниципальных услуг Самарской области) – www.pgu.samregion.ru;

на официальном сайте администрации городского округа Жигулевск в сети Интернет: www.zhigulevsk.org ;

на информационных стендах, расположенных непосредственно в местах предоставления муниципальной услуги в помещениях архивного отдела.

На информационных стендах размещается информация о местонахождении, графике работы, справочных телефонах, адресе официального сайта и электронной почты администрации городского округа Жигулевск, архивного отдела, предоставляющих муниципальную услугу, настоящий административный регламент, извлечения из нормативных правовых актов, содержащих нормы, регламентирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги, а также иной информации, необходимой для предоставления муниципальной услуги.

1.5.    Информация о местонахождении, графике работы, номерах телефонов для справок, адресе электронной почты архивного отдела, читального зала архивного отдела, приведена в приложении 1 к административному регламенту.

1.6.    Информирование о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется архивным отделом  при обращении заявителей за информацией лично, по телефону, посредством почты, электронной почты.

1.6.1. Устное информирование осуществляется специалистами архивного отдела при обращении заявителей лично или по телефону.

Специалист архивного отдела принимает все необходимые меры для предоставления полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением других сотрудников.

Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист архивного отдела может предложить заявителям обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо предложить возможность повторного консультирования по телефону через определенный промежуток времени, а также возможность ответного звонка специалиста архивного отдела  заявителю для разъяснения.

При ответе на телефонные звонки специалист архивного отдела  должен назвать фамилию, имя, отчество, занимаемую должность и наименование архивного отдела.

Устное информирование проводится с учетом требований официально-делового стиля речи. В конце информирования специалист архивного отдела должен кратко подвести итоги.

1.6.2. Письменное информирование осуществляется путем направления ответа почтовым отправлением или электронной почтой в зависимости от способа обращения заявителя за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении заявителя.

Ответ на обращение заявителя предоставляется в простой, четкой форме и должен содержать: ответы на поставленные вопросы, указание фамилии и номера телефона исполнителя и наименования архивного отдела.

 

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

 

2.1. Наименование муниципальной услуги: информационное обслуживание пользователей в читальных залах муниципальных архивов.

2.2. Предоставление муниципальной услуги осуществляется:

архивным отделом.

2.3. Муниципальная услуга предоставляется путем обеспечения доступа пользователей в читальный зал архивного отдела, в том числе в электронный читальный зал (при наличии), к научно-справочному аппарату, архивным документам и возможности их копирования.

2.4. Все пользователи обладают равными правами на доступ к открытым архивным документам.

2.5. Не допускается требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные органы и организации, не предусмотренных настоящим административным регламентом.

2.6. Доступ к архивным документам обеспечивается:

1)   путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа (при технической  возможности);

2)   путем предоставления подлинников и (или) копий необходимых ему документов, в том числе в форме электронных документов (при технической  возможности);

3)   путем использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет (при технической  возможности).

2.7. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

1)   обеспечение доступа пользователя в читальный зал архивного отдела (при технической  возможности  в электронный читальный зал);

2)   предоставление пользователю имеющегося научно-справочного аппарата;

3)   получение пользователем архивных документов по теме исследования;

4)   получение пользователем копий документов по теме исследования;

5)   рекомендации архивного отдела о дальнейших путях поиска документов по теме исследования;

6) отказ в предоставлении архивных документов по заявленной теме исследования.

2.8. Разрешение на работу в читальном зале дается пользователю на срок, не превышающий 1 год со дня оформления пропуска в установленном порядке.

В случае изменения темы исследования (хронологических рамок исследования) или при необходимости продления срока работы в читальном зале пользователь представляет новое официальное письмо (пункт 2.16.1 административного регламента), составляет личное заявление (пункт 2.16.2 административного регламента).

2.9. Научно-справочный аппарат к архивным документам (описи дел, документов, путеводители, каталоги, указатели, обзоры), в том числе в электронной форме (при наличии), предоставляется пользователям в день регистрации заказа на срок не более пяти рабочих дней.

2.10. Предоставление архивных документов пользователю производится по мере их подготовки к использованию, но не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа (требования) на выдачу документов.

2.11. Дела, документы, копии фонда пользования выдаются пользователю сроком до одного месяца, подлинники особо ценных дел, документов – сроком до двух недель, уникальные документы – на 1 рабочий день по специальному разрешению начальника архивного отдела.

Продление сроков выдачи документов допускается с разрешения начальника архивного отдела.

2.12. Одновременно у пользователя могут находиться не более 20 дел.

2.13. Изготовление копий архивных документов производится на основании заказа на копирование документов.

2.14. Правовыми основаниями для предоставления муниципальной услуги являются:

Конституция Российской Федерации, принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 года ("Российская газета", 1993, 25 декабря; «Собрание законодательства Российской Федерации», 2009, №1, ст.1,2; № 4, ст.445);

Федеральный закон от 18.10.1991 № 1761-1 «О реабилитации жертв политических репрессий» («Ведомости СНД и ВС РСФСР», 31.10.1991, № 44, ст. 1428);

Федеральный закон от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» («Собрание законодательства Российской Федерации», 1997, N 1, ст. 8220 - 8235; 1997, N 41, ст. 4673; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2700; 2003, N 46 (ч. II), ст. 4449; 2004, N 27, ст. 2711; 2004, N 35, ст. 3607; 2007, N 49, ст. 6055; 2007, N 49, ст. 6079; 1996, N 15, ст. 1768; 2009, N 29, ст. 3617; 2002, N 52 (ч. II), ст. 5288; 2003, N 6, ст. 549; 2010, N 47, ст. 6032; 2011, N 30 (ч. I), ст. 4590, ст. 4596, N 46, ст. 6407);

Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (опубликован в «Российской газете» от 08.10.2003 № 202);

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196);

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» («Собрание законодательства Российской Федерации», 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410, N 31, ст. 4196);

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038, N 30 (ч. I), ст. 4600);

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (опубликован в «Российской газете» от 29.07.2006 № 4131);

Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179; 2011, N 15, ст. 2038, N 27, ст. 3880, N 29, ст. 4291, N 30 (ч. I), ст. 4587, N 49 (ч. V), ст. 7061, N 27, ст. 3873);

Указ Президента Российской Федерации от 31.12.1993 № 2334
«О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию» (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, N 2, ст. 74; 1997, N 3, ст. 367; 2000, N 36, ст. 3636);

Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» «Собрание законодательства Российской Федерации» от 10.03.1997, №10, ст.1127, «Российская газета» от14.03.1997 № 51);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Министерства внутренних дел Российской Федерации, Федеральной службы безопасности Российской Федерации от 25.07.2006 № 375/584/352 «Об утверждении Положения о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов Российской Федерации, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел» («Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», 09.10.2006, № 41, "Российская газета", 22.09.2006, N 212);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» («Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», 2007, N 20, "Российская газета", 20.05.2009, N 89);

Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 03.06.2013 № 635 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах» ("Российская газета", № 264, 22.11.2013);

Закон Самарской области от 12.05.2005 № 109-ГД «Об архивном деле в Самарской области» ("Волжская коммуна", 2005, 17 мая; 2006, 14 октября; 2007, 16 мая; 2011, 14 декабря);

Закон Самарской области от 16.03.2007 № 16-ГД «О наделении органов местного самоуправления на территории Самарской области отдельными государственными полномочиями в сфере архивного дела» ("Волжская коммуна", № 47 (25845), 20.03.2007; 17.06.2010;17.12.2015);

Приказ управления государственной архивной службы Самарской области от 29.11.2012 № 86 «Об утверждении административного регламента управления государственной архивной службы Самарской области по предоставлению государственной услуги «Информационное обслуживание пользователей в читальных залах государственных архивов Самарской области» ("Волжская коммуна", № 464 (28392), 14.12.2012).

2.15. Основанием для предоставления муниципальной услуги является запрос заявителя в письменной форме в адрес архивного отдела, поданный в произвольной форме либо в виде заявления согласно приложению 2 к административному регламенту следующими способами:

1)   по почте, в том числе по электронной почте;

2)   при непосредственном обращении в архивный отдел;

3)   через Единый портал государственных и муниципальных услуг или Портал государственных и муниципальных услуг Самарской области.

2.16. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений (организаций) или выполняющие служебное задание, представляют официальные письма направивших их органов (организаций). Пользователи, ведущие исследование по личной инициативе, представляют личное заявление.

2.16.1. В официальном письме с возможной полнотой указывается следующая информация:

-     наименование юридического лица на бланке организации;

-     юридический или фактический адрес юридического лица;

-     фамилия, имя, отчество представителя юридического лица, лица, ведущего научную работу, наименование его должности, ученого звания (если таковое имеется – для лиц, ведущих научную работу);

-     фамилия, имя, отчество, наименование должности, ученого звания научного руководителя – для студентов;

-     цель работы, для научных работ – тема и хронологические рамки исследования;

-     подпись руководителя организации, ректора (проректора, декана) учебного заведения;

-     подпись должностного лица;

-     дата обращения.

2.16.2. В личном заявлении указывается:

-     фамилия, имя, отчество (последнее при наличии) заявителя;

-     почтовый адрес заявителя;

-     цель работы (документы какого органа или организации необходимо просмотреть и по какому вопросу), для исследований – тема и хронологические рамки исследования;

-     дата обращения;

-     личная подпись.

2.17. Архивные документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, выдаются пользователям при наличии нотариально заверенного разрешения гражданина, а после его смерти – разрешения наследников данного гражданина до истечения 75 лет со дня создания документов.

2.18. Архивные документы, принятые в архивный отдел от собственников или их владельцев, выдаются пользователям, если это не противоречит условиям их передачи на хранение.

2.19. Предоставление пользователям архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.20. Все пользователи при посещении читального зала предъявляют документы, удостоверяющие личность.

2.21. Не допускается требовать от заявителя документы, предоставление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими предоставление муниципальной услуги.

2.22. Документы и информация, необходимые для предоставления муниципальной услуги в распоряжении органов и организаций отсутствуют.

2.23. Оснований для отказа в приеме запроса о предоставлении муниципальной услуги, не имеется. Заявление подлежит приему в обязательном порядке.

2.24. Отказ в предоставлении архивных документов пользователям допускается в случаях:

1)   неудовлетворительного физического состояния архивных документов;

2)   ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации;

3)   отсутствия у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, охраняемую законом тайну;

4)   ограничений на использование документов, установленных собственником при передаче документов на постоянное хранение;

5)   если архивные документы не прошли научно-техническую обработку и описание.

2.25. Выдача подлинников особо ценных, в том числе уникальных документов, а также документов архивного фонда Самарской области, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях с письменного разрешения начальника архивного отдела.

2.26. Выдача подлинников дел, документов при наличии копий фонда пользования допускается только в случае проведения специальных научных работ по текстологии, кодикологии, палеографии, изучения водяных знаков и других внешних особенностей документов и организации их фототипического издания с письменного разрешения начальника архивного отдела.

2.27. Основанием для отсрочки в предоставлении пользователям архивных документов допускается в случаях:

1)   необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архивного отдела (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);

2)   предоставления дел и документов во временное пользование иным органам и организациям;

3)   предоставления архивных документов другому пользователю;

4)   экспонирования архивных документов на выставке.

2.28. Отказ в копировании архивных документов пользователям допускается при:

1)   неудовлетворительном физическом состоянии архивных документов;

2)   наличии ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации;

3)   наличии ограничений на использование документов, установленных собственником при передаче документов на постоянное хранение.

4)   возможности нанесения ущерба физическому состоянию архивных документов.

2.29.  Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам пользователей не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с начальником архивного отдела в каждом конкретном случае.

2.30. Услуги, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги и предоставляются организациями, участвующими в предоставлении муниципальной услуги, не предусмотрены.

2.31. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно. Плата за посещение читального зала архивного отдела и пользование архивными документами не взимается.

2.32. Копирование документов и заверение копий архивных документов производится архивным отделом безвозмездно.

2.33. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

2.34. Регистрация запроса на предоставление муниципальной услуги осуществляется в день его поступления либо в случае поступления запроса, в нерабочий или праздничный день – в следующий за ним первый рабочий день.

2.35. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях архивного отдела.

Для заявителей должно быть обеспечено удобство с точки зрения пешеходной доступности от остановок общественного транспорта.

В случае если имеется возможность организации стоянки (парковки) возле здания (строения), в котором размещено помещение приема и выдачи документов, организовывается стоянка (парковка) для личного автомобильного транспорта заявителей. За пользование стоянкой (парковкой) с заявителей плата не взимается.

Для парковки специальных автотранспортных средств инвалидов на каждой стоянке выделяется не менее 10% мест (но не менее одного места), которые не должны занимать иные транспортные средства.

Вход в помещение приема и выдачи документов должен обеспечивать свободный доступ заявителей, быть оборудован удобной лестницей с поручнями, широкими проходами, а также пандусами для передвижения кресел-колясок.

На здании рядом с входом должна быть размещена информационная табличка (вывеска), содержащая следующую информацию:

наименование архивного отдела;

место нахождения и юридический адрес;

режим работы;

номера телефонов для справок;

адрес официального сайта.

Фасад здания должен быть оборудован осветительными приборами, позволяющими посетителям ознакомиться с информационными табличками.

Помещения приема и выдачи документов должны предусматривать места для ожидания, информирования и приема заявителей. В местах для информирования должен быть обеспечен доступ граждан для ознакомления с информацией не только в часы приема заявлений, но и в рабочее время, когда прием заявителей не ведется.

В помещении приема и выдачи документов организуется работа справочных окон в количестве, обеспечивающем потребности граждан.

Характеристики помещений приема и выдачи документов в части объемно-планировочных и конструктивных решений, освещения, пожарной безопасности, инженерного оборудования должны соответствовать требованиям нормативных документов, действующих на территории Российской Федерации.

Помещения приема и выдачи документов оборудуются стендами (стойками), содержащими информацию о порядке предоставления муниципальной услуги.

Помещение приема и выдачи документов может быть оборудовано информационным табло, предоставляющим информацию о порядке предоставления муниципальной услуги (включая трансляцию видеороликов, разъясняющих порядок предоставления муниципальной услуги), а также регулирующим поток электронной очереди. Информация на табло может выводиться в виде бегущей строки.

Информационное табло размещается рядом с входом в помещение таким образом, чтобы обеспечить видимость максимально возможному количеству заявителей.

Для инвалидов по зрению обеспечивается дублирование необходимой для ознакомления зрительной информации, а также надписей, знаков и иной текстовой и графической информации знаками, выполненными укрупненным шрифтом и рельефно-точечным шрифтом Брайля. Для инвалидов по слуху обеспечивается дублирование необходимой для ознакомления звуковой информации текстовой и графической информацией (бегущей строкой).

В местах для ожидания устанавливаются стулья (кресельные секции, кресла) для заявителей. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но не может составлять менее 5 мест.

В помещении приема и выдачи документов выделяется место для оформления документов, предусматривающее столы (стойки) с бланками заявлений и канцелярскими принадлежностями.

Информация о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника архивного отдела должна быть размещена на личной информационной табличке и на рабочем месте специалиста.

Для заявителя, находящегося на приеме, должно быть предусмотрено место для раскладки документов.

Прием комплекта документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и выдача документов при наличии возможности должны осуществляться в разных окнах (кабинетах).

В помещениях приема и выдачи документов размещается абонентский ящик, а также стенд по антикоррупционной тематике. Кроме того, в помещениях приема и выдачи документов могут распространяться иные материалы (брошюры, сборники) по антикоррупционной тематике.

Для обслуживания инвалидов помещения оборудуются пандусами, специальными ограждениями и перилами, обеспечивающими беспрепятственное передвижение и разворот инвалидных колясок. Столы для обслуживания инвалидов размещаются в стороне от входа с учетом беспрепятственного подъезда и поворота колясок.

Входы в помещения оборудуются пандусами, расширенными проходами, позволяющими обеспечить беспрепятственный доступ инвалидов, включая инвалидов, использующих кресла-коляски. Центральный вход в помещения оборудуется информационной табличкой (вывеской), содержащей соответствующее наименование, с использованием укрупненного шрифта и плоско-точечного шрифта Брайля.

При наличии заключения общественной организации инвалидов                      о технической невозможности обеспечения доступности помещений (здания) для инвалидов на специально подготовленного сотрудника учреждения (организации), в котором предоставляется муниципальная услуга, административно-распорядительным актом возлагается обязанность по оказанию ситуационной помощи инвалидам всех категорий на время предоставления муниципальной услуги.        

2.36. Читальный зал архивного отдела (при возможности) оборудуется столами и местами для сидения, специальным оборудованием для работы с микрокопиями архивных документов, аудиовизуальными и электронными документами. При отсутствии специально выделенного помещения обслуживание пользователей производится в рабочей комнате архивного отдела.

2.37. Показателями доступности и качества муниципальной услуги являются:

1)   наличие полной, актуальной и достоверной информации о порядке предоставления муниципальной услуги;

2)   наличие возможности получения муниципальной услуги в электронном виде, в том числе с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг, Портала государственных и муниципальных услуг Самарской области (в соответствии с этапами перехода на предоставление муниципальных услуг в электронном виде);

3)   уровень удовлетворенности граждан Российской Федерации качеством предоставления муниципальной услуги;

4)   снижение времени ожидания в очереди при подаче заявления и при получении результата предоставления муниципальной услуги;

5)   отсутствие обоснованных жалоб со стороны заявителей на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела при предоставлении муниципальной услуги.

2.38. Для получения муниципальной услуги заявитель может подать запрос о предоставлении муниципальной услуги в электронной форме через Единый портал государственных и муниципальных услуг, Портал государственных и муниципальных услуг Самарской области.

Состав административных процедур, предоставляемых в электронном виде, а также действий заявителя по получению информации о предоставлении муниципальной слуги в электронном виде определяется в соответствии с содержанием этапов перехода на предоставление муниципальной услуги в электронном виде.

В соответствии с Федеральным законом от 13 июля 2015 г. № 263-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены ограничений на использование электронных документов при взаимодействии физических и юридических лиц с органами государственной власти и органами местного самоуправления» администрация архивного отдела  в пределах своих полномочий обязана предоставлять по выбору заявителей информацию в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, и (или) документов на бумажном носителе, за исключением случаев, если иной порядок предоставления такой информации установлен федеральными законами или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, регулирующими правоотношения в установленной сфере деятельности.

В соответствии с Федеральным законом от 13 июля 2015 г. № 263-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены ограничений на использование электронных документов при взаимодействии физических и юридических лиц с органами государственной власти и органами местного самоуправления» требования к осуществлению взаимодействия в электронной форме заявителей с администрацией и порядок такого взаимодействия устанавливаются в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

2.39. Муниципальная услуга не предоставляется на базе многофункциональных центров.

 

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

 

3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1)   приём, регистрация пользователей и принятие решения о возможности работы пользователей в читальном зале;

2)   предоставление пользователям научно-справочного аппарата;

3)   предоставление пользователям архивных документов.

3.2. Блок-схема предоставления муниципальной услуги приведена в приложении 3 к административному регламенту.

 

Приём, регистрация пользователей и принятие решения о возможности работы пользователей в читальном зале

 

3.3. Основанием для начала административной процедуры является поступление от заявителя запроса в адрес архивного отдела, в том числе представленные в электронной форме с использованием Портала.

3.4. Поступившие в архивный отдел запросы принимаются, учитываются и регистрируются в день их поступления либо в случае поступления запроса в нерабочий или праздничный день – в следующий за ним первый рабочий день.

3.5. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений (организаций) или выполняющие служебное задание, представляют письма направивших их органов (организаций). Пользователи, ведущие исследование по личной инициативе, допускаются в читальные залы на основании личных заявлений.

3.6. Впервые пришедшим пользователям выдается для заполнения анкета установленного образца (приложение 4 к административному регламенту). Занесенные в анкету данные сверяются с личным документом пользователя (общегражданским паспортом либо иным документом, удостоверяющим личность). Оформляется личное дело пользователя.

3.7. Впервые пришедшим пользователям выдается для ознакомления Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, а также дается полная информация о распорядке работы читального зала, услугах, оказываемых архивом через читальный зал, порядке и условии их предоставления.

3.8. При предоставлении муниципальной услуги пользователи обязаны соблюдать Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации.

3.9. Для допуска к работе пользователя, уже посещавшего ранее читальный зал, специалист архивного отдела проверяет по личному делу пользователя срок действия разрешения. В случае истечения срока разрешения для его возобновления пользователь представляет новое письмо или личное заявление.

3.10. Пользователь регистрируется в журнале учета посещений читального зала при каждом его посещении.

3.11. Результатом выполнения административной процедуры и способом фиксации является допуск пользователя в читальный зал архивного отдела  и его регистрация в журнале посещения.

 

Предоставление пользователям научно-справочного аппарата

 

3.12. Основанием для начала административной процедуры является допуск пользователя в читальный зал архивного отдела.

3.13. Пользователям предоставляется имеющийся в архивном отделе научно-справочный аппарат к архивным документам (описи дел, документов, путеводители, каталоги, указатели, обзоры) на бумажном носителе и в электронном виде (при наличии).

3.14. Описи дел предоставляются пользователям под расписку в заказе (требовании) за каждую единицу хранения. При получении описей дел пользователи проверяют их целостность и сохранность в присутствии сотрудника читального зала.

3.15. Научно-справочный аппарат к архивным документам предоставляется пользователям в день регистрации заказа.

3.16. После каждого посещения читального зала пользователь сдает сотруднику читального зала все описи дел.

3.17. Результатом выполнения административной процедуры и способом фиксации является получение пользователем научно-справочного аппарата к архивным документам.

 

Предоставление пользователям архивных документов

 

3.18. Основанием для начала административной процедуры является определение пользователем перечня документов, необходимых для исследования.

3.19. При определении перечня архивных дел, документов, необходимых пользователю для исследований, заполняется бланк заказа (требования) установленного образца, (приложение 5 к административному регламенту). При оформлении заказа (требования) обязательно указываются поисковые данные документов.

3.20. На основании заказа (требования) пользователю в читальный зал выдаются дела, документы, копии фонда пользования под расписку в заказе (требовании) за каждую единицу хранения.

3.21. При получении дел, документов, копий фонда пользования пользователи проверяют их целостность и сохранность в присутствии сотрудника читального зала. При обнаружении повреждений или дефектов дел, документов, отсутствии листов, неправильной нумерации, наличии посторонних вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел, пользователь должен сообщить об этом сотруднику читального зала.

3.22. После каждого посещения читального зала пользователь сдает сотруднику читального зала все дела. Сотрудник читального зала осуществляет проверку наличия и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями.

3.23. Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат:

уникальные документы и особо ценные документы;

архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные камни и металлы;

несброшюрованные архивные документы;

дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей;

дела, содержащие автографы, графические документы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками, и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.

3.24. Максимальный срок предоставления пользователю дел, документов, копий фонда пользования составляет 3 рабочих дня со дня оформления заказа.

3.25. При наличии технических возможностей архивного отдела пользователям изготавливаются копии архивных документов: ксерокопии, микрокопии, фотоотпечатки, кинокопии, видеокопии, копии фонодокументов, а также копии на электронных носителях.

3.26. Заказы на копирование оформляются пользователями на специальном бланке с обязательным указанием поисковых данных документов (приложение 5 к административному регламенту).

3.27. Отказ в копировании архивных документов допускается в случаях, указанных в пунктах 2.24 – 2.29 административного регламента.

3.28. Учет заказов на копирование ведется на бумажном носителе или в автоматизированной форме. Заказ на копирование документов подшивается в личное дело пользователя.

3.29. При отсутствии технических возможностей у муниципального архива допускается копирование документов техническими средствами пользователей.

3.30. Копирование техническими средствами пользователей, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др., производится только с разрешения начальника архивного отдела, в его помещении и под контролем сотрудника читального зала. Ответственность за качество копирования документов, проведенного техническими средствами пользователя, архивный отдел не несет.

3.31. Копии архивных документов выдаются пользователям или их доверенным лицам или высылаются в адрес пользователя почтой. При необходимости по просьбе пользователя на обороте ксерокопии, фотокопии документа проставляется штамп «Копия верна» и поисковые данные архивного документа с указанием места его хранения.

3.32. Копии архивных документов, изготовленные пользователями самостоятельно, не заверяются.

3.33. Результатом выполнения административной процедуры и способом фиксации является предоставление пользователю архивных документов в читальном зале архивного отдела.

 

4. Порядок и формы контроля за исполнением административного регламента

 

4.1. Текущий контроль за соблюдением и исполнением должностными лицами архивного отдела  настоящего административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, а также принятием должностными лицами архивного отдела решений осуществляет заместитель главы городского округа - управляющий делами.

4.2. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц муниципального архива, непосредственно осуществляющих административные процедуры.

4.3. Плановые проверки осуществляются на основании годовых планов не реже одного раза в год.

4.4. Внеплановая проверка проводится по конкретному обращению заявителя.

4.5. Должностные лица архивного отдела, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка совершения административных процедур.

По результатам проведения проверок (в случае выявления нарушений прав заявителей) виновные должностные лица привлекаются в ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.6. Для осуществления контроля за предоставлением муниципальной услуги граждане, их объединения и организации имеют право направлять в архивный отдел индивидуальные и коллективные обращения с предложениями, рекомендациями по совершенствованию качества и порядка предоставления муниципальной услуги, а также заявления и жалобы с сообщением о нарушении должностными лицами, предоставляющими муниципальную услугу, требований административного регламента, законов и иных нормативных правовых актов.

 

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услуг, должностных лиц органа, предоставляющего муниципальную услугу, муниципальных служащих

 

5.1. Заявители и иные уполномоченные лица имеют право на обжалование решений и действий (бездействия) архивного отдела, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления муниципальной услуги, повлекших за собой нарушение прав и законных интересов заявителя, в досудебном (внесудебном) порядке.

5.2. Жалоба может быть принята при личном приеме заявителя, а также может быть направлена по почте, с использованием сети Интернет, Единого портала государственных и муниципальных услуг, Портала государственных и муниципальных услуг Самарской области в архивный отдел. Жалобы на решения, принятые начальником архивного отдела, могут быть поданы в вышестоящий орган (при наличии) либо в случае его отсутствия рассматриваются непосредственно начальником архивного отдела.

5.3. Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в случаях:

нарушения срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

нарушения срока предоставления муниципальной услуги;

требования у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области для предоставления муниципальной услуги;

отказа в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;

отказа в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области;

затребования с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области;

отказа архивного отдела, должностного лица архивного отдела в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.4. Жалоба должна содержать:

1) наименование архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица архивного отдела, решения и действия (бездействие) которых обжалуется;

2)   фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), сведения о месте жительства заявителя – физического лица, либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3)   сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) архивного отдела, должностного лица архивного отдела;

4)   доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием архивного отдела, должностного лица архивного отдела. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.5. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление в архивный отдел жалобы заявителя или иного уполномоченного лица.

5.6. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

5.7. Жалоба, поступившая в архивный отдел, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица архивного отдела в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений – в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

5.8. По результатам рассмотрения жалобы принимается одно из следующих решений:

об удовлетворении жалобы, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных архивным отделом опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области, а также в иных формах;

отказывает в удовлетворении жалобы.

5.9. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.10. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления имеющиеся материалы незамедлительно направляются в органы прокуратуры.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

 

к административному регламенту предоставления муниципальной услуги «Информационное обслуживание пользователей в читальных залах муниципальных архивов»

 

 

Информация о местонахождении, графике работы, номерах телефонов для справок, адресе электронной почты архивного отдела администрации городского округа Жигулевск

 

 

Городской округ

Ф.И.О.

руководителя

Должность

Адрес

Телефон

Электронный адрес

Архивный отдел администрации городского округа Жигулевск

 

Любавина

Вера Васильевна

Начальник архивного отдела

Вокзальная, д.24

2-26-82

 

arhiv@admzhg.ru 

 

График работы архивного отдела

Понедельник:      08.00   -   12.00.

Вторник:              неприемный день

Среда:                  08.00   -   12.00.

Четверг:               08.00   -   12.00.

Пятница:            неприемный день

Перерыв:              12.00   -   13.00.

Суббота, воскресенье – выходной.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 2

 

к административному регламенту предоставления муниципальной услуги «Информационное обслуживание пользователей в читальных залах муниципальных архивов»

 

 

 

 

Архивный отдел администрации городского округа Жигулевск

__________________________________________________

(наименование муниципального архива)

___________________________________________________

(Ф.И.О.)

___________________________________________________

(должность, ученое звание, ученая степень)

____________________________________________________

(почтовый адрес)

____________________________________________________

(контактный телефон)

 

 

 

 

 

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу разрешить работу в читальном зале архивного отдела_______________________________________________________________________________________________________________________________

(с документами архивных фондов)

____________________________________________________________________________________________________________________________________

Цель работы_______________________________________________________

Тема исследования__________________________________________________

Хронологические рамки исследования_________________________________

 

_______________                                                                         ______________

(подпись)                                                                                                                                           (дата)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Архивный отдел администрации городского округа Жигулевск

_________________________________________________

(наименование архивного отдела)

___________________________________________________

(наименование юридического лица

___________________________________________________

(почтовый и /или юридический адрес)

____________________________________________________

(контактный телефон)

 

 

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу допустить сотрудника (учащегося)_________________________

___________________________________________________________

(Ф.И.О., должность, ученое звание, ученая степень)

к работе с документами фондов____________________________________

__________________________________________________________________

Цель работы__________________________________________________

Тема исследования_____________________________________________

Хронологические рамки исследования____________________________

 

_______________                                                                         ______________

(подпись)                                                                                                                                           (дата

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 3

 

к административному регламенту предоставления муниципальной услуги «Информационное обслуживание пользователей в читальных залах муниципальных архивов»

 

Блок-схема предоставления муниципальной услуги

«Информационное обслуживание пользователей в читальных залах муниципальных архивов»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



 

 

 

 

 

 

 

 


Приложение 4

к административному регламенту предоставления  муниципальной услуги «Информационное обслуживание пользователей в читальных залах муниципальных архивов»

 

             Архивный отдел администрации городского округа Жигулевск

 

                                                                             Дело пользователя N _____________

 

                                  Анкета пользователя, работающего в читальном зале

1.    Фамилия, имя, отчество ________________________________________________________
2.  Дата рождения ________________________________________________________________
3.  Гражданство __________________________________________________________________
4.  Место работы (учебы) и должность _______________________________________________

________________________________________________________________________________

(полное название учреждения, его почтовый и электронный адрес, телефон)

5.  Образование, ученая степень, звание _____________________________________________
6.  Основание для проведения исследований __________________________________________

____________________________________________________________________

(направление организации или по личному заявлению)

7.  Название темы, хронологические рамки ___________________________________________
8.  Цель работы __________________________________________________________________
9.  Адрес регистрации по месту пребывания, номер телефона ___________________________

________________________________________________________________________________

10.  Адрес регистрации по месту жительства, номер телефона___________________________

________________________________________________________________________________
11.  Номер мобильного телефона, электронный адрес __________________________________

________________________________________________________________________________
12.  Серия и номер паспорта, кем и когда выдан ______________________________________

________________________________________________________________________________

 

Обязательство-соглашение.

Я, _____________________________________________________________________________ 

(фамилия, имя, отчество)

ознакомлен с действующим Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации и обязуюсь его выполнять.

Согласен с автоматизированной обработкой и хранением данных, указанных в анкете.

Обязуюсь соблюдать режим конфиденциальности в отношении ставшей мне известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации.

 

«___» _____________ 20__ г.

_______________________

подпись

______________________________   __________________    ____________________________

   должность, сотрудника архива            подпись                            расшифровка подписи

 

«___» _____________ 20__ г.

 

Приложение 5

 

к  административному регламенту предоставления муниципальной услуги «Информационное обслуживание пользователей в читальных залах муниципальных архивов»

 

Архивный отдел администрации городского округа Жигулевск

 

ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ)                                  РАЗРЕШАЮ

на выдачу документов,                               выдачу документов

копий фонда пользования,                        начальник архивного

описей                                                             отдела

                                                                  ________________________________

                                                                       подпись      расшифровка подписи

                                                                  ___________________

                                                                               дата

_________________________________________________________________

            ( фамилия, инициалы пользователя)

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

          ( тема исследования, цель выдачи)

 

Фонд

№______

 

Опись

№______

Ед.хр.

№______

Заголовок

ед.хр.

Количество

листов

Расписка

пользователя

 

Расписка

работника

архивного

отдела

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

_____________________________________

( подпись пользователя, работника архива)

 

Дата

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 РАЗРЕШАЮ

 

начальник___________________________

                                  (название архивного отдела)

____________________________________

              (подпись )    (расшифровка подписи)

                                                                                                                                         ___________________________

        ( дата)                                                                        

 

ЗАКАЗ  № ______ на копирование документов 

 

Ф.И.О.  заказчика_____________________________________________________________

Адрес, телефон________________________________________________________________

Основание____________________________________________________________________

                                           (запрос №  и дата, заявление пользователя) 

_____________________________________________________________________________

                                        (договор, служебное задание)     

Тема _____________________________________________________________________________                  

 

Количество кадров,листов______Формат________Тираж______________

 

Тема_____________________________________________________________

_________________________________________________________________

                                

п/п

 

Номер

 фонда

Номер описи

Год

номер

дела

номера листов с оборотом

Количество

листов

Краткое содержание или указание состава документов

 

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Особые отметки___________________________________________________

Документы не содержат сведений ограниченного доступа________________

Заказчик______________________________________Дата_________________

                                           (подпись)        (расшифровка подписи)

 

Заказ принял___________________________________Дата_________________

                                           (подпись)        (расшифровка подписи)

 

Заказ получил__________________________________Дата_________________

                                           (подпись)        (расшифровка подписи)

 

 

 

 




Если Вы еще не зарегистрированы на сайте, Вы можете зарегистрироваться.

Если Вы забыли пароль, Вы можете воспользоваться сервисом восстановления пароля.