Росархив опубликовал перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» вступил в действие 18 февраля 2020. Ранее действовавший приказ Минкультуры утратил силу.

Перечень включает документы, которые создаются в процессе деятельности организаций независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности при осуществлении однотипных управленческих функций, с указанием сроков хранения.

Документы по вопросам охраны труда содержатся в разделе 7.3 Перечня, включающем 24 позиции. Так, в частности, согласно Перечню должны соблюдаться следующие сроки хранения документов: 

1. Отчеты по проведению специальной оценки условий труда и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты СОУТ на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда):

• по месту проведения – 45 лет, однако при наличии вредных и опасных условий труда срок хранения составляет 50 лет (если документы закончены после 1 января 2003 года) и 75 лет (если документы закончены до 1 января 2003 года);
• в других организациях – 5 лет.

2. Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности) – в течение 5 лет после истечения срока действия сертификата.

3. Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда – 5 лет.

4. Списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда:

• 50 лет – если документы закончены после 1 января 2003 года;
• 75 лет – если документы закончены до 1 января 2003 года.

5. Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов и на выполнение особо опасных и вредных работ – в течение 1 года после закрытия наряда-допуска, а при наличии производственных травм, аварий и несчастных случаев на производстве – 45 лет.

6. журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов и на выполнение особо опасных и вредных работ – в течение 1 года после закрытия наряда-допуска, а при наличии производственных травм, аварий и несчастных случаев на производстве – 45 лет.

7. Документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников – 5 лет ЭПК (срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что указанные документы после истечения срока хранения могут быть отобраны на постоянное хранение).

8. Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профзаболеваний:

• 50 лет – если документы закончены после 1 января 2003 года;
• 75 лет – если документы закончены до 1 января 2003 года.

9. Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда – 5 лет.

10. Протоколы результатов обучения по охране труда – 5 лет.

11. Журналы и книги учета:

• инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет;
• профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда – 5 лет.

12. Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – 45 лет.

13. Документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств – 5 лет ЭПК.

14. Переписка по вопросам охраны труда – 5 лет.

 Поскольку действие Перечня распространяется на организации всех форм собственности и сфер деятельности, рекомендуем ознакомиться с данным Приказом всем работодателям и ответственным лицам, а также пересмотреть локальные нормативные акты, в которых упоминаются сроки хранения документов и внести в них соответствующие изменения.