Администрация городского округа Жигулевск Самарская область
445350, г.о. Жигулевск, ул. Пушкина,17, тел. 8 (84862) 2-45-43, факс 8 (84862) 7-91-80, e-mail: kanz@admzhg.ru
Чтобы помнили

Общая информация


Архивный отдел аппарата администрации городского округа Жигулевск оказывает муниципальные услуги для юридических и физических лиц.

Место нахождения архивного отдела:

445350, Самарская обл., городской округ Жигулевск, г. Жигулевск, ул . Вокзальная, 24.

Архивный отдел осуществляет прием заявителей в соответствии со следующим графиком:

Понедельник      - 08.00   -   12.00

Вторник              неприемный день

Среда                  - 08.00   -   12.00

Четверг               - 08.00   -   12.00

Пятница             неприемный день

Перерыв              - 12.00   -   13.00

Суббота, воскресенье - выходной

Телефон архивного отдела:  8-(84862)- 2-39-90

Адрес электронной почты архивного отдела: arhiv@.admzhg.ru

Адрес официального сайта администрации городского округа Жигулевск в сети Интернет: www.zhigulevsk.org, адрес электронной почты: goradmin@samtel.ru, адрес Портала государственных и муниципальных услуг: www.gosuslugi.ru.

Перечень муниципальных услуг, оказываемых архивным отделом


 



  1. «Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений на основе документов архивного фонда Самарской области и других архивных документов»
2
"Прием на хранение архивных документов"
3
"Согласование номенклатур дел,положений об архивах, об экспертных комиссиях"
4
"Информационные обслуживание пользователей в читальных залах муниципальных архивов"




 

ПОЛОЖЕНИЕ

об архивном отделе аппарата администрации

городского округа Жигулевск

 

1.                Общие положения

 

 1.1. Архивный отдел аппарата администрации городского округа Жигулевск является самостоятельным структурным подразделением администрации без права юридического лица, созданным для выполнения функции местного самоуправления в области архивного дела и обеспечения организационно-методического руководства хранения документов учреждений, организаций, предприятий городского округа.

В соответствии с законодательными и иными правовыми актами Самарской области архивный отдел аппарата администрации городского округа Жигулевск (далее - архивный отдел) входит в систему управления Государственной архивной службы Самарской области, взаимодействует с ним по организационно-методическим вопросам, по его поручению осуществляет в установленном порядке отдельные полномочия в деле обеспечения сохранности, комплектования и использования документов Архивного фонда Самарской области.

1.2. Архивный отдел руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, Законом Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Самарской области «Об архивном деле в Самарской области», другими законодательными актами Российской Федерации и принятыми, в соответствии с ним законодательными и иными правовыми актами Самарской Губернской Думы, Правительством Самарской области, Уставом городского округа Жигулевск Самарской области, решениями Думы городского округа Жигулевск, постановлениями и распоряжениями администрации городского округа Жигулевск, приказами, инструкциями Федерального архивного агентства (Росархив), управления Государственной архивной службы Самарской области и настоящим Положением.  

На основании соглашения (договора) между- управлением Государственной архивной службы Самарской области и администрацией  городского округа Жигулевск архивный отдел осуществляет отдельные государственные полномочия в области хранения, комплектования и использования документов Архивного фонда Самарской области, а также контроль за состоянием ведомственного хранения документов.

1.3. Положение об архивном отделе утверждается заместителем главы городского округа Жигулевск-руководителем аппарата администрации, корректируется в связи и изменением задач, функций архивного отдела.

1.4. Архивный отдел содержится за счет бюджета городского округа Жигулевск.

1.5. Архивный отдел имеет круглую печать с обозначением архивный отдел аппарата администрации городского округа Жигулевск для заверения архивных справок, копий и выписок из документов.             

1.6. Архивный отдел имеет угловой штамп и бланки с указанием своего наименования и изображением герба города Жигулевска.

1.7. Архивный отдел осуществляет руководство архивным делом, несет ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела в городском округе, архивный отдел хранит, организует учет, комплектование и использование документов Архивного фонда Самарской области, отражающих историю городского округа Жигулевск                                           

1.8. Указания архивного отдела по вопросам архивного дела обязательны на территории городского округа для учреждений, орга­низаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности.

1.9. Место нахождения архивного отдела: 445350, Самарская область, городской округ Жигулевск, г.Жигулевск, ул.Вокзальная, д.24.

 

2. Основные задачи и функции отдела

 

           2.1. Основными задачами архивного отдела являются:

      1) Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Самарской области, хранящихся в архивном отделе;

2) Комплектование архивного отдела документами Архивного Фонда Самарской области, отражаю­щими материальную и духовную жизнь населения, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое политическое или культурное значение;

3) Информационное обеспечение Думы городского округа Жигулевск, администрации городского округа Жигулевск, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, орга­низация использования документов;                                   

4) Организационно-методическое руководство деятельностью ве­домственных архивов и организацией документов в делопроизводстве Думы городского округа Жигулевск, администрации городского округа Жигулевск, других муниципальных учреж­дений, расположенных на территории городского округа Жигулевск, содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании   их архивов;

5) Контроль за соблюдением муниципальными учреждениями зако­нодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Самарской области, а также на основании согла­шения (договора) между управлением Государственной архивной службы Самарской области и администрацией городского округа Жигулевск - за соблюдением   дейст­вующего законодательства другими учреждениями - источниками комп­лектования Архивного фонда Самарской области, расположенными на территории городского округа.

2.2. Основными функциями архивного отдела являются:

1) Осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в управление Государственной архивной службы Самарской области по установленным формам сведения о хранящихся в архивном отделе фондах, принимает меры по созданию оптимальных условий хра­нения документов и обеспечению их физической сохранности;

2) Разрабатывает и по согласованию с управлением Государственной архивной службы Самарской области представляет на утверждение администрации городского округа списки учреждений и организации, документы которых подлежат передаче в архивный отдел, ведет систематическую работу   по уточнению этих списков, организует                                  отбор и осуществляет прием документов на хранение;

3) Проводит в установленном порядке экспертизу ценности доку­ментов, хранящихся в архивном отделе;

4) Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к доку­ментам архивного отдела с целью оперативного использования содер­жащейся в них информации;

5) Информирует Думу городского округа Жигулевск, администрацию городского округа Жигулевск о составе документов архивного отдела по актуальной тематике, исполняет их запросы на документальную информацию;

6) Использует документы в социально-экономических и культурно-просветительских целях на выставках, радио, телевидении, периодической печати, в установленном порядке представляет документы архивного отдела Думе городского округа Жигулевск, администрации городского округа Жигулевск, учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования, исполняет социаль­но-правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов;

7) Осуществляет организационно-методическое руководство и конт­роль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве учреждений-источни­ков комплектования также на основании соглашения (договора) между управлением Государственной архивной службы Самарской области и ад­министрацией городского округа - за работой других ведомственных архивов    и организа­цией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предпри­ятий, находящихся на территории городского округа, ведет, в уста­новленном порядке, государственный учет документов Архивного фонда Самарской области, хранящихся в учреждениях-источниках комплектова­ния и других государственных                                        учреждениях, находящихся на территории городского округа,                                                                                                                                

8) Информирует администрацию городского округа, управление Государственной архивной службы Самарской области о фактах утраты, порчи, незакон­ного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях закона Самарской области «Об архивном деле в Самарской области», по установленным формам сведения о хранящихся в архивном отделе фондах, принимает меры по созданию оптимальных условий хра­нения документов и обеспечению их физической сохранности.

2.3. Архивный отдел хранит:

1) Документы Архивного фонда Самарской области постоянно или временно, в соответствии с законодательны­ми и иными правовыми актами Правительства Самарской области, сроки временного хранения документов в архивном отделе, порядок, условия последующей передачи на постоянное хранение, а также использования определяется соглашением (договором) между управлением Государственной архивной службы Самарской области и администрацией городского округа Жигулевск.

2) Документы государственной части Архивного фонда Самарской области, образующихся в деятельности Думы городского округа Жигулевск, администрации городского округа Жигулевск, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении городского округа и области.

3) Документы юридических и физических лиц, в том числе доку­менты личного происхождения, семейные архивы, документальные коллек­ции, воспоминания лиц, деятельность которых связана с историей горо­дского округа, поступившие на законном основании в муниципальную собственность.

4) Фотодокументы, отражающие прошлое и настоящее городского округа.

5) Документы по личному составу ликвидированных муниципаль­ных учреждений, организаций и предприятий, не имеющих правопреемника.                                             

6) Печатные, иллюстративные и другие материалы, дополняющие фонды архивного отдела.

7) Учетные документы, архивные справочники и другие материалы, необходимые ему в практической работе.

8) Документы негосударственной части Архивного фонда Самарской области, поступающие на хранение в архивный отдел на основе договоров, заключенных между собственниками документов и архивным отделом, действующим от имени администрации городского округа.

9) Документы государственных и муниципальных учреждений, организаций и предприятий, а также общественных организации и граждан, принятых на депозитарное хранение.

 

3. Критерии оценки эффективности деятельности архивного отдела

 

3.1. Критерии оценки деятельности Отдела устанавливаются исходя из поставленных задач.

3.2. Критерии оценки эффективности деятельности Отдела являются:

1) Выполнение запросов, в установленные законодательством сроки;

2) Полное определение и отражение количества и состава дел в учетных документах;

3) Обеспечение оптимальных условий, соблюдение нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их утрату и обеспечивающих поддержание их в должном физическом состоянии;

          4) Количество исполнения архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, статей, экскурсий краеведческих уроков, выставок документов, дней открытых дверей в соответствии с годовым планом работы архивного отдела.

5) Способность четко организовать и планировать выполнение порученных заданий, умение рационально использовать рабочее время, расставлять приоритеты.

 

 

 

4. Права

 

4.1. Архивному отделу предоставляется право:

1) Представлять администрацию городского округа Жигулевск по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела.                                             

2) Получать от учреждений-источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроиз­водстве.

3) Проверять выполнение учреждениями, независимо от их ведомственной подчиненности, требовании законодательства Российской Феде­рации, нормативных правовых актов Самарской Губернской Думы, Думы городского округа Жигулевск, администрации городского округа Жигулевск в области архивного дела, организации документов в делопроизводстве.                            

4) Давать в пределах своей компетенции учреждениям, организациям и предприятиям обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

5) Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых администраций городского округа, ее структурными подраз­делениями, по вопросам работы ведомственных архивов и организации до­кументов в делопроизводстве, участвовать в работе экспертных комис­сий учреждений, организаций и предприятий.

6) Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссии учреждения, организации и предприятия для участия в решении вопросов сохранности документов архивного фонда Самарской области.

7) Вносить на рассмотрение главе городского округа Жигулевск предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в архивном отделе, совер­шенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятии, участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов архивного дела и делопроизвод­ства.

8) Ставить вопросы перед органами государственной власти,                             органами местного самоуправления и правоохранительными органами о привлечении руково­дителей, других должностных лиц учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной принадлежности и формы собственности за нарушение законодательства об архивном фонде Самарской области и архивах.

9) Заключать договора на выполнение платных работ и услуг в установленном порядке, проводить расчеты с учреждениями, организациями и предприятиями, а также гражданами за выполнение договорных работ и оказание платных услуг, номенклатура которых согласовывается с управлением Государственной архивной службы Самарской области. Полученные от выполнения договорных работ и платных услуг и на других законных основаниях внебюджетные сред­ства направляются на выполнение основных задач и функций архивного отдела.

5. Руководство Отделом

 

5.1. Руководство Отделом осуществляет начальник Отдела в соответствии с настоящим Положением, законодательством Российской Федерации и нормативными документами, действующими в Администрации.

5.2. Начальник Отдела назначается и освобождается от должности распоряжением администрации городского округа Жигулевск.

5.3. Начальник Отдела:

1) Организует деятельность архивного отдела и несет                             персональ­ную ответственность за выполнение возложенных на архивный отдел задач.

2) Отчитывается о работе архивного отдела и состоянии архивного дела в городском округе перед администрацией городского округа Жигулевск и управ­лением Государственной архивной службы Самарской области.

3) Проводит, в том числе на договорной основе, мероприятия по улучшению работы архивов учреждений и организаций, а так же организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивов и делопроизводства.

4) Рассматривает и согласовывает положения об экспертных комиссиях и архивах учреждений, номенклатуры дел учреждений-источников комплектования архивного отдела.

5) Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) управления Государственной архивной службы Самарской области поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, так же описи фотодокументов, рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу учреждений, документы которых подлежат приему в архивный отдел.

6) Изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, распространяет их положительный опыт, проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, а так же деятельности экспертных комиссий.

7) Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящихся к компетенции архивного отдела.

8) Внедряет в практику работы архивного отдела нормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству. Прогрессивные методы труда. Автоматизированные технологии обработки и поиска документальной информации, передовой опыт работы.

9) Разрабатывает положение об архивном отделе, должностные инструкции.

5.4. При смене начальника отдела прием-передача дел и материалов производится с участием специально созданной комиссии в состав которой входят представители администрации городского округа Жигулевск и управления Государственной архивной службы Самарской области. Акт приема утверж­дается постановлением администрации городского округа Жигулевск и представляется в управление Государственной архивной службы Самарской области.

5.5. Начальник Отдела несет ответственность за:

         1) Надлежащее осуществление Отделом своих функций.

         2) Достижение критериев оценки эффективности деятельности Отдела.

 

6. Ликвидация и реорганизация архивного отдела

 

 6.1. Ликвидация и реорганизация архивного отдела осуществляется администрацией городского округа Жигулевск по согласованию с управлением Государственной архивной службы Самарской области.

6.2. Архивные документы и архивные фонды, сосредоточенные в хранилищах реорганизуемого архивного отдела, передаются правопреемнику.

6.3. При ликвидации архивного отдела архивные фонды и архивные документы передаются в один их государственных архивов Самарской области.

 


5. Кол-во документов хранящихся в архивном отделе

Всего : 36246ед.хр.

Постоянного хранения – 12859ед.хр.

По личному составу – 20367 ед.хр.

Фото                         - 2425 ед.хр.

Личного происхождения – 534 ед.хр.

НТД - 61 ед.хр.

 




Если Вы еще не зарегистрированы на сайте, Вы можете зарегистрироваться.

Если Вы забыли пароль, Вы можете воспользоваться сервисом восстановления пароля.