Администрация городского округа Жигулевск

Сайт находится в стадии наполнения
Администрация городского округа Жигулевск Самарская область
445350, г.о. Жигулевск, ул. Пушкина,17, тел. 8 (84862) 2-11-12, факс 8 (84862) 7-91-80, e-mail: kanz@admzhg.ru
Чтобы помнили

№ 047 нпа «Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги по «Информационному обслуживанию пользователей в читальном зале» в новой редакции»

27.04.2012

№ 047 нпа «Об утверждении административного регламентапредоставления муниципальной услуги по «Информационному обслуживанию пользователей в читальном зале» в новой редакции»

 

 

         В целях регламентации административных процедур и административных действий при предоставлении администрацией городского округа Жигулевск  муниципальной услуги по информационному обслуживанию пользователей в читальном зале, руководствуясь Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», постановлением администрации городкого округа Жигулевск от 01.02.2011 № 001 нпа «Об утверждении Порядка разработки и принятия административных регламентов по предоставлению муниципальных услуг в городском округе Жигулевск»,

 

ПОСТАНОВЛЯЮ:

 

         1. Утвердить административный регламент предоставления муниципальной услуги по «Информационному обслуживанию пользователей в читальном зале» в новой редакции согласно приложению к настоящему постановлению.

2. Признать утратившим силу постановление администрации городского округа Жигулевск от 29.06.2011 № 061 нпа «Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги по «Информационному обслуживанию пользователей в читальном зале».

3. Опубликовать настоящее постановление в газете «Жигулевский рабочий» и разместить на официальном сайте администрации городского округа Жигулевск в сети интернет, на Портале государственных и муниципальных услуг.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата администрации городского округа Жигулевск         Платова К.С.

 

И.о.мэра                                                                                         К.А.Панькова

 

                                                                  Приложение

                                                                  к постановлению администрации

                                                                   городского округа Жигулевск

                                                                   от 27.04.2012 № 047 нпа

 

Административный регламент

по предоставлению муниципальной услуги

«Информационное обслуживание пользователей в читальном зале»

 

 

  1. Общие положения

 

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Информационное обслуживание пользователей в читальном зале»   (далее – Административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения и доступности результата предоставления муниципальной услуги, создания комфортных условий для потребителей муниципальной услуги, определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела аппарата администрации городского округа, а также порядок взаимодействия архивного отдела с Управлением государственной архивной службы Самарской области, федеральными государственными архивами,  органами местного самоуправления и организациями при оказании муниципальной услуги.

1.2. В настоящем административном регламенте используются следующие термины и понятия:

муниципальная услуга, предоставляемая органом местного самоуправления (далее – муниципальная услуга), - деятельность по реализации функций органа местного самоуправления (далее – орган, предоставляющий муниципальные услуги), которая осуществляется по запросам заявителей в пределах полномочий органа, предоставляющего муниципальные услуги, по решению вопросов местного значения, установленных в соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» и уставами муниципальных образований;

заявитель – физическое или юридическое лицо (за исключением государственных органов и их территориальных органов, органов государственных внебюджетных фондов и их территориальных органов, органов местного самоуправления) либо их уполномоченные представители, обратившиеся в орган, представляющий государственные услуги, или в орган, предоставляющий муниципальные услуги, либо в организации, предоставляющие государственные и (или) муниципальные услуги, с запросом о предоставлении государственной или муниципальной услуги, выраженным в устной, письменной или электронной форме;

архивная справка – документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

архивная копия – дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

архивная выписка – документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

информационное письмо – письмо, составленное на бланке архива по запросу пользователя или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме;

тематический перечень архивных документов –   систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения (единиц учета) по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архива;

тематическая подборка копий архивных документов – систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом по запросу пользователя или по инициативе архива. Тематическая подборка включает титульный лист, тематический перечень архивных документов и, при необходимости, историческую справку по теме;

каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (томам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации;

указатель – архивный справочник, предоставляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий(наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных;

использование архивных документов – применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

1.3. Право на получение муниципальной услуги имеют юридические или физические лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации (далее – заявитель).

1.4. Предоставление муниципальной услуги по информационному обслуживанию пользователей в читальном зале, осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации (текст Конституции опубликован в «Российской газете», 25.12.1993 № 237);

- Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

-        Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (опубликован в изданиях: «Российская газета», N168, 30.07.2010, «Собрание законодательства РФ», 02.08.2010, N31, ст. 4179);

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «Собрание законодательства Российской Федерации», 2004г. № 43, ст.4169;

- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (текст Федерального закона опубликован в «Российской газете», 05.05.2006 № 95, «Собрании законодательства Российской Федерации», 08.05.2006 № 19, ст.2060; «Парламентской газете»,  11.05.2006 № 70-71);

- Законом Самарской области от 12.05.2005 № 109-ГД «Об архивном деле в Самарской области» (опубликован в «Волжской коммуне» от 17 мая 2005 г. № 88);

- Уставом городского округа Жигулевск, принятым решением Думы городского округа Жигулевск от 30.10.2008 № 322;

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

- Основными правилами работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (Федеральная архивная служба России, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела);

- Приказом Минкультуры России, МВД России и ФСБ России от 25.07.2006 № 375\584\352 «Об утверждении Положения о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов Российской Федерации, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическими репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел».

1.5. Информацию о порядке предоставления муниципальной услуги заявитель может получить в средствах массовой информации, в сети Интернет        на официальном сайте администрации городского округа Жигулевск www.zhigulevsk.org, Едином портале государственных и муниципальных услуг www.gosuslugi.ru, в архивном отделе аппарата администрации городского округа Жигулевск, на информационных стендах.

 

 

 

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

 

2.1. Наименование муниципальной услуги - «Информационное обслуживание пользователей в читальном зале».

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.

2.2.1. Муниципальную услугу предоставляет архивный отдел аппарата администрации городского округа Жигулевск (далее – архивный отдел). 

 Место нахождения архивного отдела:

445350, Самарская обл., городской округ Жигулевск, г. Жигулевск,

ул. Вокзальная, 24.

Архивный отдел осуществляет прием заявителей в соответствии со следующим графиком:

Понедельник:      08.00   -   17.00.

Вторник:              08.00   -   12.00.

Среда:                  08.00   -   12.00.

Четверг:               08.00   -   12.00.

Пятница:             неприемный день

Перерыв:             12.00   -   13.00.

Суббота, воскресенье – выходной.

Телефон архивного отдела:  8-(84862)- 2-26-82.

Адрес электронной почты архивного отдела: arhiv@goradmin.samtel.ru.

Адрес официального сайта администрации городского округа Жигулевск в сети Интернет: www.zhigulevsk.org, адрес электронной почты: goradmin@samtel.ru, адрес Единого портала государственных и муниципальных услуг: www.gosuslugi.ru.

2.2.2. Сведения о местах нахождения, номерах телефонов для справок, адресах электронной почты архивного отдела аппарата администрации городского округа Жигулевск содержатся в приложении  № 4 к Административному регламенту.

2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги является:

- обеспечение доступа пользователя в читальный зал архивного отдела;

- предоставление пользователю имеющегося научно-справочного аппарата;

- получение пользователем архивных документов по теме исследования;

- получение пользователем копий документов по теме исследования;

- рекомендации архивного отдела о дальнейших путях поиска документов по теме исследования.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги не должен превышать 30 дней с момента регистрации поступившего заявления  с приложением документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, предусмотренных настоящим Административным регламентом.

2.4.1. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона  № 59-ФЗ, срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с уведомлением о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

2.4.2. Письменные запросы граждан и организаций, поступившие в архивный отдел, регистрируются  в течение 3 дней со дня поступления в архивный отдел должностным лицом в установленном порядке и в течение 1 рабочего дня передаются на исполнение в соответствии с резолюцией. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

2.4.3. Срок исполнения запросов с использованием только  научно-справочного аппарата архива (каталогов, баз данных и др.) – не более 15 дней с момента регистрации обращения.

2.4.4. Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должно осуществляться в 7-ми дневный срок с момента обращения.

2.4.5. Срок предоставления муниципальной услуги пользователю читального зала производится по мере  подготовки документов к использованию, но не позднее 3 рабочих дней с момента оформления им заказа (требования). Срок предоставления пользователю архивных документов может быть увеличен в индивидуальном порядке по договоренности с пользователем.

2.4.6. Архивные документы предоставляются пользователю сроком до 1 месяца, особо ценные документы – сроком до 2 недель, уникальные документы – на 1 рабочий день по специальному разрешению начальника архивного отдела. При необходимости продления срока работы с документами пользователь должен обратиться к начальнику архивного отдела. Дополнительный срок предоставляется в исключительных случаях и определяется в индивидуальном порядке.

2.4.7. Научно-справочный аппарат к архивным документам (описи дел, документов, путеводители, каталоги), в том числе в электронной форме, предоставляются пользователям в день обращения на срок не более 5 рабочих дней. Описи дел, документов предоставляются пользователям единовременно в количестве до 5 единиц. Предоставление пользователю архивных документов производится по заполненным заказам (требованиям) на выдачу документов.

2.4.8. Пользователю предоставляются архивные документы, относящиеся только к указанному им вопросу, теме его работы, исследования.

2.4.9. Одновременно у пользователя могут находится не более 20 дел.

2.4.10. Предоставление подлинников архивных документов, особо ценных и уникальных документов при наличии на них микрокопий и технических средств для их просмотра, а также при наличии электронных образцов документов и фонда пользования допускается в исключительных случаях (необходимость изучения внешнего вида документов, проведение текстологического анализа и т.д.). Вопрос об их предоставлении и копировании решается начальником архивного отдела в индивидуальном порядке.

2.4.11. Фотодокументы предоставляются пользователям в виде негативов и (или) позитивов. Изготовление копий архивных документов производится на основании заказа на копирование документов.

2.4.12. Архивные документы, содержащие сведения, отнесенные к конфиденциальной информации, предоставляются с учетом категории конфиденциальной информации и установленных законодательством Российской Федерации ограничений доступа к ней.

2.4.13. Предоставление пользователям архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, производится с учетом установленных законодательством Российской Федерации ограничений доступа и в соответствии со специальными инструкциями.

2.4.14. Все пользователи обладают равными правами на доступ к открытым архивным документам.

2.4.15. Разрешение на допуск пользователя в читальный зал дается на необходимый пользователям срок, но не превышающий 1 год со дня оформления. В случае изменения темы исследования или при необходимости продления срока разрешения пользователь представляет новое официальное письмо, составляет личное заявление.

2.5. Правовые основания  для предоставления муниципальной услуги предусмотрены Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ (п. 1.4 административного регламента).

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии  с законодательными  или иными  нормативными  правовыми актами  для предоставления муниципальной услуги.

2.6.1. Перечень документов и информации, которые заявитель должен предоставить  самостоятельно:

- письменный запрос заявителя в адрес архивного отдела, в том числе поступивший в электронном виде. В запросе должны быть указаны: фамилия, имя, отчество; почтовый и (или) электронный адрес заявителя; изложение существа запроса; личная подпись и дата обращения (приложение № 1 к административному регламенту);

- к запросу могут быть приложены ксерокопии  документов, связанных с темой запроса;

  - при личном обращении заявителя в архивный отдел, необходимо иметь при себе паспорт гражданина РФ и  заполнить  заявление (анкету) по установленной форме (приложение № 2 к административному регламенту). В личном заявлении указывается:

- фамилия, имя, отчество заявителя;

- почтовый адрес заявителя;

- цель работы (документы какого органа или организации необходимо просмотреть и по какому вопросу), для исследований – тема и хронологические рамки исследования;

- дата обращения;

- личная подпись.

2.6.2. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие наличие согласия  третьих лиц  или их законных представителей на обработку персональных данных указанных лиц, а также полномочия заявителя действовать от имени указанных лиц или их законных представителей, при передаче персональных данных указанных лиц в орган или организацию. Указанные документы могут быть представлены  в том числе в форме  электронного документа.

2.6.3. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений или выполняющие служебное задание, представляют официальные письма направивших их органов или организаций.

В официальном письме с возможной полнотой указываются следующие реквизиты:

- наименование юридического лица на бланке организации;

- юридический или фактический адрес юридического лица;

- фамилия, имя, отчество представителя юридического лица, лица, ведущего научную работу, наименование его должности, ученого звания (если таковое имеется – для лиц, ведущих научную работу);

- фамилия, имя, отчество, наименование должности, ученого звания научного руководителя – для студентов;

- цель работы, для научных работ – тема и хронологические рамки исследования;

- подпись руководителя организации, ректора (проректора, декана) учебного заведения;

- подпись должностного лица;

- дата отправления.

2.6.4. Перечень документов и информации, которые заявитель вправе представить  по собственной инициативе, так как они подлежат  представлению в рамках  межведомственного информационного взаимодействия, с 01.07.2012 отсутствует.

2.7. Перечень  услуг, которые являются  необходимыми и обязательными  для предоставления муниципальной услуги, отсутствует.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

- отсутствие документов, предусмотренных пунктом 2.6 настоящего Административного регламента, или предоставление документов не в полном объеме;

- предоставление заявителем документов, содержащих ошибки или противоречивые сведения;

- заявление подано лицом, не уполномоченным совершать такого рода действия.

2.9. Исчерпывающий перечень оснований  для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

- если запрос не содержит фамилии, имени, отчества (последнее при наличии), почтового адреса и (или) электронного адреса заявителя;

- если в запросе отсутствуют необходимые сведения для его исполнения;

- если текст письменного обращения  не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение начальнику архивного отдела или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

- неудовлетворительное физическое состояние архивных документов;

- наличие ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- отсутствие у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную тайну, содержащих конфиденциальную информацию или иную охраняемую законом тайну;

- ограничения на использование документов, установленных собственником при передаче документов на постоянное хранении;

- если архивные документы не прошли научно-техническую обработку и описание.

2.9.1. Отказ в предоставлении пользователям подлинников архивных документов допускается при наличии:

- микрокопий документов на бумажной основе и технических средств для работы с ними;

- фонда пользования особо ценных документов.

2.9.2. Отсрочка в предоставлении пользователям архивных документов допускается в случаях:

- необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);

- предоставления дел и документов во временное пользование иным органам и организациям;

- предоставления архивных документов другому пользователю;

- экспонирования архивных документов на выставке.

2.9.3. Отказ в копировании архивных документов пользователям допускается при:

- неудовлетворительном физическом состоянии архивных документов;

- наличии ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- наличии ограничений на использование документов, установленных собственником при передаче документов на постоянное хранение;

- возможности нанесения ущерба физическому состоянию архивных документов.

Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам пользователей не производится. Допустимые объемы копирования согласовываются с начальником архивного отдела в каждом конкретном случае.

2.10. Муниципальная услуга предоставляется на бесплатной основе.

2.11. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса  о предоставлении муниципальной услуги и при выдаче результата услуги - 30  минут.

2.12. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги – не более  5 минут.

2.13. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запроса о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам:

2.13.1. Прием граждан осуществляется в специально выделенных для предоставления муниципальных услуг помещениях.

Помещения должны содержать места для информирования, ожидания и приема граждан. Помещения должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормам.

У входа в каждое помещение размещается табличка с наименованием помещения (архивохранилище, читальный зал, рабочий кабинет, приемная).

2.13.2. При возможности около здания организуются парковочные места для автотранспорта.

Доступ заявителей к парковочным местам является бесплатным.

2.13.3. Центральный вход в здание, где находится  архивный отдел  администрации, должен быть оборудован  информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании, месте нахождении, режиме работы, телефонных номерах.

2.13.4. В помещениях для ожидания заявителя отводятся места, оборудованные стульями. В местах ожидания имеются средства для оказания первой помощи и доступные места общего пользования (туалет).

2.13.5. Места информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются:

- информационными стендами, на которых размещается визуальная и текстовая информация.

- стулья и столами для оформления документов.

К информационным стендам должна быть обеспечена возможность свободного доступа граждан.

На информационных стендах, официальных сайтах в сети Интернет размещается следующая обязательная информация:

 - номера телефонов, факсов, адреса официальных сайтов, электронной почты органов, предоставляющих муниципальную услугу;

- режим работы органов, предоставляющих муниципальную услугу;

- графики приема граждан, где осуществляются прием письменных обращений граждан и устное информирование граждан; фамилии, имена, отчества  должностных лиц, осуществляющих прием письменных обращений граждан и устное информирование.

Также на информационных стендах размещены:

- образцы заполнения запросов для предоставления муниципальной услуги;

- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

2.13.6. Помещение для приема заявителей должно быть оборудовано табличкой с указанием должности и лица, осуществляющего прием. Место для приема заявителей должно быть оборудовано стулом, иметь место для написания и размещения документов, заявлений.

2.14. Показатели доступности и качества муниципальных услуг:

Качественной предоставляемая муниципальная услуга признается при предоставлении услуги в сроки, определенные  настоящим административным регламентом, и при отсутствии  жалоб со стороны потребителей на нарушение требований стандарта предоставления муниципальной услуги.

Заявители (получатели муниципальной услуги) могут принимать участие в опросах, анкетировании по вопросам удовлетворенности полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги, в том числе в электронной форме, соблюдения положений настоящего административного регламента, сроков и последовательности действий (административных процедур), предусмотренных настоящим административным регламентом.

Показателями доступности муниципальной услуги являются:

- простота и  ясность изложения информационных документов;

- наличие различных каналов  получения информации об услуге;

- реализация этапов предоставления муниципальной услуги в электронном виде (в соответствии со сроками, установленными Правительством Российской Федерации).

2.15. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальных услуг в многофункциональных центрах и в электронной форме:

2.15.1. Услуга не предоставляется через многофункциональный центр. На Едином портале государственных и муниципальных услуг размещена информация об услуге, форма заявления для получения муниципальной услуги, обеспечивается доступ к ним для копирования и заполнения в электронном виде;

с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг обеспечивается возможность:

- в целях получения услуги предоставлять документы в электронном виде;

- осуществлять мониторинг хода предоставления услуги (в соответствии со сроками реализации этапов перехода на предоставление муниципальных услуг в электронном виде, установленных Правительством Российской Федерации).

2.15.2. Информирование заявителей о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется в виде:

- индивидуального информирования;

- публичного информирования.

Информирование проводится в форме:

- устного информирования;

- письменного информирования.

2.15.3. Индивидуальное устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги обеспечивается специалистами архивного отдела, осуществляющими предоставление муниципальной услуги (далее – должностное лицо), лично либо по телефону.

2.15.4. Заявитель имеет право на получение сведений о стадии прохождения его обращения, в том числе с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг.

2.15.5. При информировании заявителя о порядке предоставления муниципальной услуги должностное лицо сообщает информацию по следующим вопросам:

- категории заявителей, имеющих право на получение муниципальной услуги;

- перечень документов, требуемых от заявителя, необходимых для получения муниципальной услуги;

- требования к заверению документов и сведений;

- входящие номера, под которыми зарегистрированы в системе делопроизводства заявления и прилагающиеся к ним материалы;

- необходимость представления дополнительных документов и сведений.

Информирование по иным вопросам осуществляется только на основании письменного обращения.

При ответе на телефонные звонки должностное лицо должно назвать фамилию, имя, отчество, занимаемую должность и наименование архивного отдела, предложить гражданину представиться и изложить суть вопроса.

Должностное лицо при обращении с заявителем (по телефону или лично) должно корректно и внимательно относиться к заявителю, не унижая его чести и достоинства. Устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги должно проводиться с использованием официально-делового стиля речи.

Во время разговора необходимо произносить слова четко, избегать «параллельных разговоров» с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.

Должностное лицо, осуществляющее устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги, не вправе осуществлять информирование заявителя, выходящее за рамки стандартных процедур и условий предоставления муниципальной услуги и прямо или косвенно влияющее на индивидуальное решение гражданина.

Должностное лицо, осуществляющее индивидуальное  устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги, должно принять все необходимые меры для полного и оперативного ответа на поставленные вопросы. В случае невозможности предоставления полной информации должностное лицо, осуществляющее индивидуальное устное информирование, должно предложить гражданину обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для него время для устного информирования по интересующему его вопросу.

2.15.6. Индивидуальное письменное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги при письменном обращении гражданина в архивный отдел, предоставляющий муниципальную услугу, осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением, а также электронной почтой.

При индивидуальном письменном информировании ответ направляется заявителю в течение 30 дней со дня регистрации обращения.

2.15.7. Публичное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется посредством размещения соответствующей информации на официальном сайте администрации городского округа Жигулевск: www.zhigulevsk.org.ru., Едином портале государственных и муниципальных услуг: www.gosuslugi.ru, на информационных стендах архивном отделе администрации.

 

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения   административных процедур в электронной форме

 

3.1. Блок-схема предоставления муниципальной услуги приведена в приложении № 3 к настоящему Административному регламенту.

3.2. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

Реализация муниципальной услуги заключается в предоставлении пользователю научно-справочного аппарата и архивных документов в соответствии с целью работы, темой исследования, копированию ему архивных документов и включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрация запросов и передача их на исполнение;

- регистрация пользователя в читальном зале, анализ тематики обращения пользователя;

- предоставление научно-справочного аппарата;

- оформление требования на выдачу документов по теме запроса пользователя;

- подборка документов работником архива;

- предоставление архивных документов;

- копирование архивных документов.

3.2.1. Регистрация запросов и передача их на исполнение.

Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является обращение заявителя в архивный отдел, с заявлением (запросом) по установленной форме, представляемым лично, либо почте, или в электронной форме с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг (в соответствии со сроками реализации этапов перехода на предоставления  муниципальных услуг в электронном виде, установленных Правительством Российской Федерации).

Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивным отделом при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан – фамилии, имени и отчества), почтового адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.

Заявления регистрируются в течение 3 дней со дня поступления в отдел  должностным лицом в журнале регистраций архивных запросов.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

После регистрации запросы передаются на рассмотрение  начальнику архивного отдела аппарата администрации  городского округа.

Рассмотренные заявления поступают непосредственно исполнителям.

3.2.2. Регистрация пользователя в читальном зале, анализ тематики обращения пользователя.

Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научно-исследовательских учреждений или выполняющие служебное задание, предоставляют специалисту читального зала письма направивших их органов или организаций.

Пользователи, ведущие исследования по личной инициативе, допускаются в читальный зал на основании личных заявлений.

Пользователь регистрируется в журнале посещений читального зала при каждом его посещении.

Специалисты архивного отдела знакомят пользователей с Правилами работы пользователей в читальных залах муниципальных архивов. Специалисты архивного отдела дают полную информацию о распорядке работы читального зала, услугах, оказываемых архивным отделом через читальный зал, порядке и условии их предоставления.

При предоставлении услуги пользователи обязаны соблюдать правила работы пользователей в читальных залах муниципальных архивов.

 Специалист архивного отдела осуществляет анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в отделе научно-справочного аппарата (каталогов, баз данных) и информационного материала. При этом определяется:

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- возможность исполнения запроса.

3.2.3. Предоставление научно-справочного аппарата.

Пользователям предоставляется:

- имеющиеся в архиве научно-справочный аппарат (путеводители, справочники, описи, каталоги, обзоры), дела и документы на различных видах носителей по теме исследования;

- консультации специалистов архива о составе и содержании фондов в соответствии с темой исследования.

Реализация муниципальной услуги заключается в предоставлении пользователю научно-справочного аппарата и архивных документов в соответствии с целью работы, темой исследования.

3.2.4. Оформление требования на выдачу документов по теме запроса пользователя.

При определении перечня архивных дел, документов, необходимых пользователю для исследований, заполняется бланк заказа (требования) установленного образца. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.

3.2.5. Подборка документов работником архива.

Работник архивного отдела проводит подборку документов для пользователя по заданной тематике.

3.2.6. Предоставление архивных документов.

На основании заказа пользователю из архивохранилищ в читальный зал выдаются архивные дела, документы на различных видах носителей.

После завершения работы пользователи передают дела специалисту читального зала для возвращения их  в  архивохранилище по принадлежности.

Проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, проводит специалист архивного отдела. Полистную проверку наличия состояния архивных документов, возвращаемых пользователям в читальном зале, осуществляет специалист читального зала.

3.2.7. Копирование архивных документов.

При наличии технических возможностей для пользователей проводятся следующие виды копирования документов: ксерокопирование, сканирование, микрофильмирование, фотокопирование. Заказы на копирование оформляются пользователями на специальном бланке и передаются специалисту читального зала. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов. Изготовление копии специалист читального зала регистрирует в журнале учета заказов на копирование документов и выдачи копий пользователям.

3.2.7.1. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у архивного отдела допускается копирование документов техническими средствами пользователей. Копирование техническими средствами пользователей, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др. производится только с разрешения начальника архивного отдела, в его помещении и под контролем специалиста читального зала. Ответственность за качество копирования документов, проведенного техническими средствами пользователей архивный отдел не несет.

3.2.7.2. Копии архивных документов выдаются пользователям или их доверенным лицам или высылаются в адрес пользователя почтой.

3.2.7.3. Копии архивных документов, изготовленные архивным отделом, выдаются пользователю без их специального заверения. При необходимости по просьбе пользователя на обороте ксерокопии, фотокопии документа проставляется штамп «Копия верна» и поисковые данные архивного документа с указанием места его хранения. Копии архивных документов, изготовленные пользователями самостоятельно, не заверяются.

 

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

 

 4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется должностными лицами архивного отдела аппарата администрации городского округа, ответственными за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.

Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения сотрудниками положений настоящего Административного регламента.

4.2. Проведение текущего контроля должно осуществляться не реже двух раз в год.

Текущий контроль может быть плановым (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы архивного отдела и внеплановым (проводится по конкретному обращению).  При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или вопросы, связанные и исполнением отдельных административных процедур (тематические проверки).

4.3. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав граждан и организаций осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

 

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц или муниципальных служащих

 

5.1. Действия (бездействия) должностных лиц, а также принятые ими решения в ходе предоставления муниципальной услуги могут быть обжалованы:

- начальнику архивного отдела администрации городского округа

(ул. Вокзальная, 24, тел. 2-26-82);

- руководителю аппарата администрации городского округа

(ул. Пушкина,17, тел. 2-19-52);

- в судебном порядке.

5.2. Основанием для начала досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы (обращения) в архивный отдел аппарата администрации городского округа лично от заявителя (уполномоченного лица) или направленной в виде почтового отправления.

5.3. В жалобе в обязательном порядке указываются наименование органа, в который направляется жалоба, а также фамилия, имя, отчество заявителя (полностью) или полное наименование организации, адрес местонахождения и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, излагается суть жалобы (обстоятельства обжалуемого действия (бездействия), основания, по которым заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность).

Кроме того, в жалобе могут быть указаны наименование должности, фамилия, имя и отчество должностного лица, действие (бездействие), решение которого обжалуется (при наличии информации), а также иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.

В подтверждение доводов к жалобе могут прилагаться документы и материалы либо их копии.

5.4. Срок рассмотрения жалобы не должен превышать 30 дней с момента ее регистрации.

В случае направления запроса государственным органом, территориальным структурным подразделением администрации городского округа и иным должностным лицам для получения необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов, должностное лицо, ответственное за рассмотрение жалобы, вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на тридцать дней, уведомив заявителя о продлении срока ее рассмотрения.

5.5. По результатам рассмотрения жалобы должностное лицо, ответственное за рассмотрение жалобы, принимает решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в их удовлетворении.

Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется заявителю.

5.6. При получении жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, жалоба может быть оставлена без ответа.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, в письменном виде, если его почтовый адрес поддается прочтению.

Если в жалобе содержится вопрос, на который заявителю неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо, ответственное за рассмотрение жалобы, вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О данном решении заявитель, направивший жалобу, уведомляется в письменном виде.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 1

 

к административному регламенту по предоставлению муниципальной услуги «Информационное обслуживание пользователей в читальном зале»

 

 

 

 

                                                         _____________________________

                                                                    (Ф.И.О. заявителя)

                                                          _____________________________

                                                        (адрес проживания, местонахождение

                                                                                               юридического лица)

 

ЗАЯВЛЕНИЕ

 

    Прошу предоставить документы для работы в читальном зале архивного отдела   __________________________________________________________________

_________________________________________________________________

            (дата, регистрационный номер, наименование документа)

для _________________________________________________________________

                                                  (цель работы, тема работы)

 

 

 

 

_________________                                   ____________________

(подпись заявителя)                                                                (Ф.И.О. заявителя)

 

«____» ________________ 20__ г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 2

 

к административному регламенту по предоставлению муниципальной услуги «информационное обслуживание пользователей в читальном зале»

 

     Архивный отдел

      Администрации

Городского округа

      Жигулевск

    Самарской области

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

для наведения архивной справки по документам

3. Фамилия, имя, отчество представителя юридического лица, лица, ведущего научную работу, наименование его должности, ученого звания (если таковое имеется – для лиц, ведущих научную работу);

Адрес и № телефона заявителя

 

Фамилия, имя, отчество лица, запрашивающего документы и отношение к лицу  о котором запрашивается информация (для лиц, запрашивающих справку о других лицах).

 

 

4. Фамилия, имя, отчество, наименование должности, ученого звания научного руководителя – для студентов.

 

 

5.Цель работы, для научных работ.

 

 

6.Тема и хронологические рамки исследования.

 

7. Куда и для какой цели запрашивается информация

 

 

 

8. О чём запрашивается архивная справка: точное  название места работы, учёбы, службы (учреждение, учебное заведение, воинская часть)

 

 

 

Начало работы,

учёбы

(год, месяц, число)

Конец работы,

учёбы

(год, месяц, число)

 

Должность, звание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

___________________________________________                                ________________________________________

                      Подпись заявителя                                                                              Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

 

 

Приложение № 3

 

к административному регламенту по предоставлению муниципальной услуги «Информационное обслуживание пользователей в читальном зале»

 

 

Блок-схема предоставления муниципальной услуги при обращении заявителя в архивный отдел аппарата администрации городского округа Жигулевск

 

 

регистрация запросов и передача их на исполнение

регистрация пользователя в читальном зале, анализ тематики обращения пользователя

предоставление научно-справочного аппарата

оформление требования на выдачу документов по теме запроса пользователя

подборка документов работником архива

 

- предоставление архивных документов

копирование архивных документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 4

 

к административному регламенту по предоставлению муниципальной услуги «Информационное обслуживание пользователей в читальном зале»

 

 

Городской округ, муниципальный район

Ф.И.О.

руководителя

Должность

Адрес

Телефон

Электронный адрес

Архивный отдел аппарата администрации городского округа Жигулевск

Любавина

Вера Васильевна

Начальник архивного отдела

Вокзальная, д.24

2-26-82

 

arhiv@goradmin.samtel.ru 

 

График работы

Понедельник:      08.00   -   17.00.

Вторник:              08.00   -   12.00.

Среда:                  08.00   -   12.00.

Четверг:               08.00   -   12.00.

Пятница:            неприемный день

Перерыв:              12.00   -   13.00.

Суббота, воскресенье – выходной.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 




Если Вы еще не зарегистрированы на сайте, Вы можете зарегистрироваться.

Если Вы забыли пароль, Вы можете воспользоваться сервисом восстановления пароля.