Администрация городского округа Жигулевск

Сайт находится в стадии наполнения
Администрация городского округа Жигулевск Самарская область
445350, г.о. Жигулевск, ул. Пушкина,17, тел. 8 (84862) 2-11-12, факс 8 (84862) 7-91-80, e-mail: kanz@admzhg.ru
Чтобы помнили

№ 018 нпа от 24.03.2014

24.03.2014

Об утверждении административного регламента

предоставления муниципальной услуги  «Предоставление сведений, содержащихся в муниципальном архиве»

 

            В целях регламентации административных процедур и административных действий при предоставлении администрацией городского округа Жигулевск  муниципальной услуги по предоставлению сведений, содержащихся в муниципальном архиве, руководствуясь Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», постановлением администрации городкого округа Жигулевск от 01.02.2011 № 001 нпа                            «Об утверждении Порядка разработки и принятия административных регламентов по предоставлению муниципальных услуг в городском округе Жигулевск, руководствуясь, Уставом городского округа Жигулевск Самарской области,

 

ПОСТАНОВЛЯЮ:

 

  1. Утвердить административный регламент предоставления муниципальной услуги «Предоставление сведений, содержащихся в муниципальном архиве» согласно приложению к настоящему постановлению.
  2. Признать утратившим силу постановление мэра городского округа Жигулевск от 29.03.2013 № 037 нпа «Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Предоставление сведений, содержащихся в муниципальном архиве».
  3. Опубликовать настоящее постановление в средствах массовой информации.
  4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации городского  округа  Жигулевск – управляющего делами Анисимова В.В.

 

 

Глава администрации                                                                                       В.Я.Классен

 

 

 

Приложение

 

к постановлению администрации

городского округа Жигулевск

от_________ 2014 г. №_______

 

 

Административный регламент

 по предоставлению муниципальной услуги

«Предоставление сведений, содержащихся в муниципальном архиве»

 

  1. Общие положения

 

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Предоставление сведений, содержащихся в муниципальном архиве» (далее – Административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения и доступности результата предоставления муниципальной услуги, создания комфортных условий для потребителей муниципальной услуги, определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации городского округа, а также порядок взаимодействия архивного отдела с Управлением государственной архивной службы Самарской области, федеральными государственными архивами,  органами местного самоуправления и организациями при оказании муниципальной услуги.

1.2. В настоящем административном регламенте используются следующие термины и понятия:

муниципальная услуга, предоставляемая органом местного самоуправления (далее – муниципальная услуга), - деятельность по реализации функций органа местного самоуправления (далее – орган, предоставляющий муниципальные услуги), которая осуществляется по запросам заявителей в пределах полномочий органа, предоставляющего муниципальные услуги, по решению вопросов местного значения, установленных в соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» и уставами муниципальных образований;

заявитель – физическое или юридическое лицо (за исключением государственных органов и их территориальных органов, органов государственных внебюджетных фондов и их территориальных органов, органов местного самоуправления) либо их уполномоченные представители, обратившиеся в орган, представляющий государственные услуги, или в орган, предоставляющий муниципальные услуги, либо в организации, предоставляющие государственные и (или) муниципальные услуги, с запросом о предоставлении государственной или муниципальной услуги, выраженным в устной, письменной или электронной форме;

архивная справка – документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

архивная копия – дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

архивная выписка – документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

информационное письмо – письмо, составленное на бланке архива по запросу пользователя или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме;

тематический перечень архивных документов –   систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения (единиц учета) по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архива;

тематическая подборка копий архивных документов – систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом по запросу пользователя или по инициативе архива. Тематическая подборка включает титульный лист, тематический перечень архивных документов и, при необходимости, историческую справку по теме.

1.3. Право на получение муниципальной услуги имеют юридические или физические лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации (далее – заявитель).

1.4. Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций социально-правового  характера, осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации (текст Конституции опубликован в «Российской газете», 25.12.1993 № 237);

- Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (текст Федерального закона опубликован в «Российской газете» от 8 октября 2003 г.                    № 202);

-Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (опубликован в изданиях: «Российская газета», № 168, 30.07.2010, «Собрание                законодательства РФ», 02.08.2010, №31, ст. 4179);

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «Собрание законодательства Российской Федерации», 2004г. № 43, ст.4169);

- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (текст Федерального закона опубликован в «Российской газете», 05.05.2006 № 95 «Собрании законодательства Российской Федерации», 08.05.2006 № 19, ст.2060; «Парламентской газете»,  11.05.2006 № 70-71);

- Законом Самарской области от 12.05.2005 № 109-ГД «Об архивном деле в Самарской области» (опубликован в «Волжской коммуне» от 17 мая 2005 г. № 88);

- Уставом городского округа Жигулевск, принятым решением Думы городского округа Жигулевск  от 14.05.2013 № 386, (опубликовано в газете «Жигулевский рабочий» от 30.05.2013 № 54);

- Приказом министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (первоначальный текст документа опубликован в издании «бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», № 20,14.05.2007);

- Основными правилами работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (Федеральная архивная служба России, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела);

1.5. Информацию о порядке предоставления муниципальной услуги заявитель может получить в средствах массовой информации, в сети Интернет        на официальном сайте администрации городского округа Жигулевск www.zhigulevsk.org, Едином портале государственных и муниципальных услуг www.gosuslugi.ru, в архивном отделе администрации городского округа Жигулевск, на информационных стендах в муниципальном бюджетном учреждении городского округа Жигулевск «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» (далее – МБУ «МФЦ»), а также на Портале «Сеть  многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг» Самарской области: www.mfc63.ru.

 

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

 

2.1. Наименование муниципальной услуги - «Предоставление сведений, содержащихся в муниципальном архиве».

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.

2.2.1. Муниципальную услугу предоставляет архивный отдел  администрации городского округа Жигулевск (далее – архивный отдел). 

2.2.2. Органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации, участвующие  в предоставлении  муниципальной услуги:

МБУ «МФЦ» - в части приема документов у лиц, обратившихся за предоставлением услуги  и выдачи результата услуги.

2.2.3. Сведения о местах нахождения, номерах телефонов для справок, адресах электронной почты архивного отдела и МБУ «МФЦ» содержатся в приложении № 5 к Административному регламенту.

Адрес официального сайта администрации городского округа Жигулевск в сети Интернет: www.zhigulevsk.org, адрес Единого портала государственных и муниципальных услуг: www.gosuslugi.ru.

Адрес официального портала «Сеть  многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг» Самарской области  в сети Интернет: www.mfc63.ru.

2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги является:

- выдача архивной справки;

- выдача информационного письма;

-выдача заверенной копии документа заявителю, выписок из документов.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги.

2.4.1.Общий срок предоставления муниципальной услуги  не должен превышать 30 дней с момента регистрации поступившего заявления  с приложением документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, предусмотренных настоящим Административным регламентом.

2.4.2. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью  2 статьи 10  Федерального закона от  02.05.2006               № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с уведомлением о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

2.5. Правовые основания  для предоставления муниципальной услуги. Правовыми основаниями для предоставления муниципальной услуги являются  законодательные и иные правовые акты, указанные в пункте  1.4. настоящего административного регламента.

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии  с законодательными  или иными  нормативными  правовыми актами  для предоставления муниципальной услуги.

2.6.1. Перечень документов и информации, которые заявитель должен предоставить  самостоятельно:

- письменный запрос заявителя в адрес архивного отдела или МБУ «МФЦ», в том числе поступивший в электронном виде. В запросе должны быть указаны: фамилия, имя, отчество; почтовый и (или) электронный адрес заявителя (при его наличии); изложение существа запроса; личная подпись и дата обращения (приложение № 1, № 2 и № 3 к настоящему административному регламенту). При личном обращении заявителя в архивный отдел или МБУ «МФЦ» необходимо иметь при себе паспорт гражданина РФ ;

- к запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса;

- для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие наличие согласия  третьих лиц  или их законных представителей на обработку персональных данных указанных лиц, а также полномочия заявителя действовать от имени указанных лиц или их законных представителей, при передаче персональных данных указанных лиц в орган или организацию. Указанные документы могут быть представлены  в том числе в форме  электронного документа.

2.6.2. Перечень документов и информации, которые заявитель вправе представить  по собственной инициативе, так как они подлежат  представлению в рамках межведомственного информационного взаимодействия,  отсутствует.

2.7. Перечень  услуг, которые являются  необходимыми и обязательными  для предоставления муниципальной услуги, отсутствует.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

- отсутствие документов, предусмотренных пунктом 2.6 настоящего Административного регламента, или предоставление документов не в полном объеме;

- предоставление заявителем документов, содержащих ошибки или противоречивые сведения;

- заявление подано лицом, не уполномоченным совершать такого рода действия.

2.9. Исчерпывающий перечень оснований  для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

- запрос не содержит фамилии, имени, отчества (последнее при наличии), почтового адреса и (или) электронного адреса заявителя;

- в запросе отсутствуют необходимые сведения для его исполнения;

- текст письменного обращения  не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение начальнику архивного отдела или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

2.10. Муниципальная услуга предоставляется на бесплатной основе.

2.11. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса  о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги - 15  минут.

2.12. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги – не более  15 минут.

2.13. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запроса о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам:

2.13.1. Прием граждан осуществляется в специально выделенных для предоставления муниципальных услуг помещениях.

Помещения должны содержать места для информирования, ожидания и приема граждан. Помещения должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормам.

У входа в каждое помещение размещается табличка с наименованием помещения (архивохранилище, читальный зал, рабочий кабинет, приемная)

2.13.2. При возможности около здания организуются парковочные места для автотранспорта.

Доступ заявителей к парковочным местам является бесплатным.

2.13.3. Центральные входы в здания, где находятся  архивный отдел  администрации  и МБУ «МФЦ», должны быть оборудованы  информационной табличной (вывеской), содержащей информацию о наименовании,  режиме работы.

2.13.4. В помещениях для ожидания отводятся места, оборудованные стульями. В местах ожидания имеются доступные места общего пользования (туалет).

2.13.5. Места информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются:

- информационными стендами, на которых размещается визуальная и текстовая информация;

- стулья и столами для оформления документов.

К информационным стендам должна быть обеспечена возможность свободного доступа граждан.

На информационных стендах, официальных сайтах в сети Интернет размещается следующая обязательная информация:

 - номера телефонов, факсов, адреса официальных сайтов, электронной почты органов, предоставляющих муниципальную услугу;

- режим работы органов, предоставляющих муниципальную услугу;

- графики приема граждан, где осуществляются прием письменных обращений граждан и устное информирование граждан; фамилии, имена, отчества  должностных лиц, осуществляющих прием письменных обращений граждан и устное информирование.

Также на информационных стендах размещены:

- образцы заполнения запросов для предоставления муниципальной услуги;

- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

2.13.6. Помещение для приема заявителей должно быть оборудовано табличкой с указанием должности и лица, осуществляющего прием. Место для приема заявителей должно быть оборудовано стулом, иметь место для написания и размещения документов, заявлений.

2.14. Показатели доступности и качества муниципальных услуг:

Качественной муниципальная услуга признается при предоставлении в сроки, определенные  настоящим административным регламентом, а также  отсутствии  жалоб со стороны потребителей на нарушение требований стандарта предоставления муниципальной услуги при соблюдении максимального срока ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги – не более 15 минут.

Заявители (получатели муниципальной услуги) могут принимать участие в опросах, анкетировании по вопросам удовлетворенности полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги, в том числе в электронной форме, соблюдения положений настоящего административного регламента, сроков и последовательности действий (административных процедур), предусмотренных настоящим административным регламентом.

Показателями доступности муниципальной услуги являются:

- простота и  ясность изложения информационных документов;

- наличие различных каналов  получения информации об услуге;

- реализация этапов предоставления муниципальной услуги в электронном виде (в соответствии со сроками, установленными Правительством Российской Федерации).

2.15. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальных услуг в многофункциональных центрах и в электронной форме:

2.15.1. Услуга предоставляется через многофункциональный центр.

На Едином портале государственных и муниципальных услуг размещена информация об услуге, формы заявлений для получения муниципальной услуги, обеспечивается доступ к ним для копирования и заполнения в электронном виде;

с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг обеспечивается возможность:

- в целях получения услуги предоставлять документы в электронном виде,

- осуществлять мониторинг хода предоставления услуги (в соответствии со сроками реализации этапов перехода на предоставление муниципальных услуг в электронном виде, установленных Правительством Российской Федерации).

При подаче заявления через Единый портал государственных и муниципальных услуг возможна авторизация с использованием универсальной электронной карты.

 2.15.2. Информирование о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется в виде:

- индивидуального информирования;

- публичного информирования.

Информирование проводится в форме:

- устного информирования;

- письменного информирования.

2.15.3. Индивидуальное устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги обеспечивается специалистами архивного отдела и МБУ «МФЦ», осуществляющими предоставление муниципальной услуги (далее – должностное лицо), лично либо по телефону.

2.15.4. Заявитель имеет право на получение сведений о стадии прохождения его обращения, в том числе с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг, Портала «Сеть  многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг» Самарской области (в соответствии со сроками реализации этапов перехода на предоставления  муниципальных услуг в электронном виде, установленных Правительством Российской Федерации).

2.15.5. При информировании заявителя о порядке предоставления муниципальной услуги должностное лицо сообщает информацию по следующим вопросам:

- категории заявителей, имеющих право на получение муниципальной услуги;

- перечень документов, требуемых от заявителя, необходимых для получения муниципальной услуги;

- требования к заверению документов и сведений;

- входящие номера, под которыми зарегистрированы в системе делопроизводства заявления и прилагающиеся к ним материалы;

-необходимость представления дополнительных документов и сведений.

Информирование по иным вопросам осуществляется только на основании письменного обращения.

При ответе на телефонные звонки должностное лицо должно назвать фамилию, имя, отчество, занимаемую должность и наименование архивного отдела или МБУ «МФЦ», предложить гражданину представиться и изложить суть вопроса.

Должностное лицо при обращении с заявителем (по телефону или лично) должно корректно и внимательно относиться к заявителю, не унижая его чести и достоинства. Устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги должно проводиться с использованием официально-делового стиля речи.

Во время разговора необходимо произносить слова четко, избегать «параллельных разговоров» с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.

Должностное лицо, осуществляющее устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги, не вправе осуществлять информирование заявителя, выходящее за рамки стандартных процедур и условий предоставления муниципальной услуги и прямо или косвенно влияющее на индивидуальное решение гражданина.

Должностное лицо, осуществляющее индивидуальное  устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги, должно принять все необходимые меры для полного и оперативного ответа на поставленные вопросы. В случае невозможности предоставления полной информации должностное лицо, осуществляющее индивидуальное устное информирование, должно предложить гражданину обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для него время для устного информирования по интересующему его вопросу.

2.15.6. Индивидуальное письменное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги при письменном обращении гражданина в архивный отдел, предоставляющий муниципальную услугу, осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением, а также электронной почтой.

При индивидуальном письменном информировании ответ направляется заявителю в течение 30 дней со дня регистрации обращения.

2.15.7. Публичное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется посредством размещения соответствующей информации на официальном сайте администрации городского округа Жигулевск: www.zhigulevsk.org.ru., портале «Сеть многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг» Самарской области: www.mfc63.ru, Едином портале государственных  и муниципальных услуг: www.gosuslugi.ru, на информационных стендах в архивном отделе администрации и МБУ «МФЦ».

 

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения   административных процедур в электронной форме

 

3.1. Блок-схема предоставления муниципальной услуги приведена в приложении № 4 к настоящему Административному регламенту.

3.2. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

При обращении в  архивный отдел:

- регистрация запросов и передача их на исполнение;

- анализ тематики поступивших запросов;

- направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности;

- подготовка и отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

При обращении  в МБУ «МФЦ»:

- прием документов для предоставления услуги;

- передача пакета документов в архивный отдел администрации городского округа Жиглуевск;

- принятие решения о предоставлении услуги или об отказе;

- выдача результата предоставления услуги.

3.3. Последовательность и сроки выполнения административных процедур, а также требования к порядку их выполнения при обращении в архивный отдел.

3.3.1. Регистрация запросов и передача их на исполнение.

Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является обращение заявителя в архивный отдел с заявлением (запросом) по установленной форме, представляемым лично, по почте, или в электронной форме с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг.

При подаче заявления через Единый портал государственных и муниципальных услуг возможна авторизация с использованием универсальной электронной карты.

Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивным отделом при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан – фамилии, имени и отчества), почтового адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.

Заявления регистрируются в течение 3 дней со дня поступления в отдел  должностным лицом в журнале регистраций архивных запросов.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

После регистрации запросы передаются на рассмотрение  начальнику архивного отдела  администрации  городского округа.

Рассмотренные заявления поступают непосредственно исполнителям.

3.3.2. Анализ тематики поступивших запросов.

Начальник архивного отдела осуществляет анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в отделе научно-справочного аппарата (каталогов, баз данных) и информационного материала. При этом определяется:

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- возможность исполнения запроса.

Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных начальника архивного отдела, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в п. 2.9  административного регламента.

3.3.3. Направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности.

По итогам анализа тематики поступивших запросов они распределяются между исполнителями.

При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов отдел письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого по запросу пользователя, согласовывается с ним, если  это не указано в запросе.

Генеалогический запрос может исполняться как в отношении заявителя, так и в установленном порядке в отношении других лиц. Информация пользователю представляется в форме: архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, устанавливающих родственные связи. При отсутствии возможностей по исполнению генеалогических запросов архив рекомендует пользователю проводить самостоятельный поиск интересующей его информации генеалогического характера в читальном зале архива.

3.3.4. Подготовка и отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

Архивные справки, архивные выписки  и архивные копии составляются на бланке архивного отдела с обозначением названия документа: «Архивная справка», «Архивная выписка» и «Архивная копия». При изготовлении ксерокопий архивных документов бланк не используется. В конце архивной выписки приводятся поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов документов).

Архивные копии документов могут быть оформлены только в отношении тех лиц, о которых запрашиваются сведения, при наличии в документах вместе с запрашиваемыми сведениями сведений о других лицах оформляются архивные выписки. На обороте каждого листа копии проставляются поисковые данные документа. Все листы копии документа с оборотной стороны должны быть заверены печатью и подписью начальника архивного отдела.

Срок исполнения запросов не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. Срок рассмотрения обращения граждан может быть продлен в исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2009 № 59-ФЗ, начальник  архива вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение. Рассмотрение запроса (заявления) гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

3.4. Последовательность и сроки выполнения административных процедур, а также требования к порядку их выполнения при обращении в МБУ «МФЦ».

3.4.1. Прием документов для  предоставления муниципальной услуги и их правовая оценка.

Основанием для начала исполнения административной процедуры является обращение заявителя в МБУ «МФЦ» с комплектом документов, указанным в пункте 2.6.1 настоящего административного регламента.

Обращение заявителя в МБУ «МФЦ» может осуществляться:

- путем направления заявления о выдаче архивных данных и иных документов по почте, курьером  экспресс – почтой;

- путем подачи заявления о выдаче архивных данных и иных документов при личном приеме.

3.4.1.1. Прием, регистрация и рассмотрение документов, направленных заявителем по почте, курьером.

Документы, представленные по почте или  курьером, в день получения регистрируются в МБУ «МФЦ». В случае если документы получены до окончания часов приема в МБУ «МФЦ» в соответствии с графиком работы МФЦ, документы в тот же рабочий день передаются сотруднику МБУ «МФЦ», ответственному за прием и регистрацию документов.

В случае, если документы получены по истечении часов приема в соответствии с графиком работы МБУ «МФЦ», документы на следующий рабочий день передаются сотруднику МБУ «МФЦ», ответственному за прием и регистрацию документов.

Сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за прием и регистрацию документов, регистрирует поступившие по почте документы в электронном журнале регистрации и контроля заявлений (далее - Электронный журнал).

В Электронном журнале указываются:

- индивидуальный порядковый номер записи;

- дата и время поступления документов;

- фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;

- фамилия имя, отчество (последнее - при наличии) должностного лица, принявшего документы;

- перечень представленных заявителем документов;

- полное наименование муниципальной услуги, для получения которой обратился заявитель, и (или), если имеется, номер (идентификатор) такой услуги в реестре муниципальных услуг.

Электронный журнал ведется сотрудниками МФЦ на официальном сайте МБУ «МФЦ» в сети Интернет.

Каждому заявителю после регистрации представленного им комплекта документов присваивается персональный логин и пароль с целью получения возможности отслеживания хода рассмотрения заявления об оказании услуги.

В случае если документы, представленные заявителем, соответствуют требованиям административного регламента, сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за прием и регистрацию документов, составляет и направляет в пятидневный срок в адрес заявителя расписку о приеме комплекта документов, представленного заявителем к рассмотрению, в которой указываются:

- наименование МБУ «МФЦ»;

- дата регистрации документов в МБУ «МФЦ» и индивидуальный порядковый номер записи в Электронном журнале;

- данные заявителя (фамилия и инициалы физического лица);

- полное наименование муниципальной услуги, для получения которой обратился заявитель, и (или), если имеется, номер (идентификатор) такой услуги в реестре муниципальных услуг;

- опись принятых документов с указанием их наименования, количества экземпляров каждого из принятых документов, количества листов в каждом экземпляре документов;

- срок оказания услуги;

- фамилия и инициалы сотрудника МБУ «МФЦ», принявшего документы, и его подпись;

- справочный телефон МБУ «МФЦ», по которому заявитель может уточнить ход рассмотрения его заявления о предоставлении услуги;

- персональный логин и пароль с целью отслеживания хода рассмотрения заявления на сайте МБУ «МФЦ».

После регистрации документов в Электронном журнале сотрудник МФЦ, ответственный за рассмотрение документов, осуществляет проверку соответствия заявления и представленных документов необходимым требованиям.

Сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за рассмотрение документов, уточняет предмет обращения заявителя в МБУ «МФЦ» и проверяет представленное заявление на:

- соответствие испрашиваемой услуги перечню услуг, предоставляемых на базе МБУ «МФЦ»;

- соответствие требованиям оформления, установленным настоящим административным регламентом.

При проверке правильности заполнения заявления и иных документов сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за рассмотрение документов, удостоверяется, что:

- имеется полный комплект документов, которые заявитель должен представить самостоятельно;

- тексты документов написаны разборчиво;

- фамилии, имена и отчества (последнее - при наличии) физических лиц, адреса их мест жительства написаны полностью;

- в документах нет подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений;

- документы не исполнены карандашом;

- документы не имеют серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание;

- документы представлены в количестве экземпляров, установленном настоящим регламентом.

Срок исполнения административной процедуры составляет не более 15 минут.

В случае если в заявлении и иных документах имеются вышеназванные недостатки, сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за рассмотрение документов, в трехдневный срок сообщает заявителю любым возможным способом о необходимости переоформления представленного заявления. Если указанные недостатки не были исправлены и представлены заявителем в трехдневный срок со дня получения уведомления из МБУ «МФЦ»,  сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за рассмотрение документов, информирует об этом заявителя и подготавливает уведомление об отказе в приеме представленных заявления и документов для рассмотрения по существу с мотивированным объяснением причин отказа.

При направлении уведомления об отказе в Электронном журнале выполняется соответствующая запись.

Результатом административной процедуры является прием, регистрация и рассмотрение  документов, представленных заявителем, либо уведомление заявителя о необходимости переоформления представленного заявления (исправлении или доукомплектовании документов) либо направление заявителю уведомления о возврате представленных документов с мотивированным объяснением причин отказа в рассмотрении заявления по существу.

3.4.1.2. Прием, регистрация и рассмотрение документов, представленных заявителем при непосредственном обращении в МБУ «МФЦ».

При непосредственном обращении в МБУ «МФЦ» заявитель представляет заявление и  комплект документов, указанных в п.2.6.1. настоящего административного регламента. Сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за прием и регистрацию документов, устанавливает предмет обращения и осуществляет проверку представленного заявления и документов требованиям настоящего административного регламента.

В случае отсутствия у заявителя оформленного заявления сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за прием и регистрацию документов, оказывает содействие в оформлении заявления в соответствии с требованиями административного регламента с использованием программных средств. В этом случае заявитель собственноручно указывает в заявлении свою фамилию, имя и отчество (последнее - при наличии), ставит дату и подпись.

Если заявление было составлено заявителем самостоятельно, сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за прием и регистрацию  документов, уточняет предмет обращения заявителя в МБУ «МФЦ» и проверяет представленное заявление и документы на:

- соответствие испрашиваемой услуги перечню услуг, предоставляемых на базе МБУ «МФЦ»;

- соответствие требованиям оформления, установленным настоящим административным регламентом.

В случае, если в заявлении имеются недостатки, сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за прием и регистрацию документов, немедленно сообщает заявителю о необходимости переоформления представленного заявления. Если недостатки можно устранить непосредственно в МБУ «МФЦ»,  сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за прием и регистрацию  документов, разъясняет заявителю возможность обращения к администратору за содействием в устранении недостатков.

При согласии заявителя устранить недостатки сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за прием и регистрацию документов, прерывает прием и регистрацию документов и возвращает заявителю представленные документы для устранения выявленных недостатков.

При несогласии заявителя устранить выявленные недостатки, а также, если недостатки невозможно устранить непосредственно в МФЦ, сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за прием и регистрацию документов, разъясняет заявителю, что указанное обстоятельство является основанием для отказа в приеме документов.  В случае, если заявление о предоставлении услуги и документы соответствуют установленным требованиям, сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за прием и регистрацию документов, составляет и  выдает заявителю расписку о приеме комплекта документов, в которой указываются:

- наименование МБУ «МФЦ»;

- дата регистрации документов в МБУ «МФЦ» и индивидуальный порядковый номер записи в Электронном журнале;

- данные заявителя (фамилия и инициалы физического лица);

- полное наименование муниципальной услуги, для получения которой обратился заявитель, и (или), если имеется, номер (идентификатор) такой услуги в реестре муниципальных услуг;

- опись принятых документов с указанием их наименования, количества экземпляров каждого из принятых документов, количества листов в каждом экземпляре документов;

- срок оказания услуги;

- фамилия и инициалы сотрудника МБУ «МФЦ», принявшего документы, и его подпись;

- справочный телефон МБУ «МФЦ», по которому заявитель может уточнить ход рассмотрения его заявления о предоставлении услуги;

- персональный логин и пароль с целью отслеживания хода рассмотрения заявления на сайте МБУ «МФЦ».

Расписка оформляется в двух экземплярах (по одному для заявителя и МБУ «МФЦ»).

Сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за прием и регистрацию документов, передает заявителю первый экземпляр расписки, а второй экземпляр приобщает к поступившим документам. В Электронный журнал вносится запись «расписка выдана» с указанием даты регистрации документов и индивидуального порядкового номера принятого комплекта документов.

Сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за прием и регистрацию документов, передает полный пакет документов сотруднику МБУ «МФЦ», ответственному за рассмотрение документов.

При проверке правильности заполнения заявления и иных документов, сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за рассмотрение  документов, удостоверяется, что:

- имеется полный комплект документов, которые заявитель должен представить самостоятельно;

- тексты документов написаны разборчиво;

- фамилии, имена и отчества (последнее - при наличии) физических лиц, адреса их мест жительства написаны полностью;

- в документах нет подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений;

- документы не исполнены карандашом;

- документы не имеют серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание;

- документы представлены в количестве экземпляров, установленном настоящим регламентом.

В случае, если хотя бы один документ не соответствует требованиям административного регламента, сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за рассмотрение документов, уведомляет  заявителя о необходимости переоформления такого документа или доукомплектования документов в трехдневный срок.

Непредоставление (или неисправление  недостатков) в таких документах является основанием для отказа в приеме документов и направления заявителю уведомления об отказе с мотивированным объяснением причин отказа.

Срок осуществления административной процедуры составляет не более 10 минут, в случае представления заявителем правильно оформленного и полного комплекта документов.

Результатом административной процедуры является прием, регистрация, рассмотрение  документов, представленных заявителем, и направление пакета документов в архивный отдел  либо уведомление заявителя о необходимости переоформления представленного заявления (исправления или доукомплектования документов) либо направление заявителю письма об отказе в приеме документов с мотивированным объяснением причин отказа.

3.4.2. Передача пакета документов в архивный отдел администрации городского округа Жиглуевск.

Основанием для начала административной процедуры является формирование необходимого пакета документов с последующей передачей  курьером в архивный отдел.

В случае, если документы, представленные заявителем, соответствуют требованиям административного регламента, сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за рассмотрение документов в течение следующего рабочего дня  отправляет пакет документов с курьером в архивный отдел для принятия решения (отказа) в  предоставлении муниципальной услуги.

3.4.3. Принятие архивным отделом решения о выдаче или отказе в выдаче архивных данных.

Основанием для начала исполнения административной процедуры является передача должностному лицу архивного отдела, ответственному за предоставление архивных данных (далее – должностное лицо, ответственное за предоставление архивных данных), полного комплекта документов необходимых для принятия решения.

Должностные лица архивного отдела администрации выполняют действия в соответствии с  пунктом 3.3.3 настоящего административного регламента.

После подготовки архивной справки, архивной выписки и архивной копии она передается через курьера в МБУ «МФЦ».

3.4.4. Выдача результата предоставления услуги.

Юридическим фактом для начала административной процедуры выдачи результатов предоставления услуги является готовность запрашиваемых заявителем документов. Результат выдается заявителю по месту обращения (в МБУ «МФЦ»).

В случае,  если заявителем выбран способ получения информации о принятом решении и итогового документа по почте, то сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за выдачу документов, подготавливает и направляет заявителю по почте итоговый документ предоставления услуги, а также изготавливает электронную копию документа, подтверждающего направление заявителю по почте результатов предоставления услуги, и прикладывает ее к комплекту документов, хранящемуся в электронном виде. В Электронном журнале и книге выданных документов делается отметка о направлении итогового документа.

В случае,  если заявителем выбран способ уведомления о принятом решении по телефону или по электронной почте, то сотрудник МБУ «МФЦ» уведомляет заявителя соответствующим способом о необходимости явиться в МБУ «МФЦ» для получения итогового документа.

При личном обращении заявителя в МБУ «МФЦ» для получения итогового документа сотрудник, ответственный за выдачу документов:

- устанавливает личность заявителя, в том числе проверяет документ, удостоверяющий личность заявителя и его полномочия;

- проверяет у заявителя наличие расписки о приеме документов;

- находит сформированное дело заявителя с итоговым документом и распиской о приеме документов.

При предъявлении заявителем документа, удостоверяющего личность, сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за выдачу документов, проверяет срок действия документа; наличие записи об органе, выдавшем документ, даты выдачи, оттиска печати, а также соответствие данных документа, удостоверяющего личность, данным, указанным в документе, подтверждающем полномочия представителя.

При обращении заявителя в МБУ «МФЦ» для получения итогового документа сотрудник МБУ «МФЦ», ответственный за выдачу документов, знакомит заявителя с перечнем выдаваемых документов, формирует с использованием программных средств расписку о получении результата предоставления, после чего выдает документы заявителю. При этом заявитель ставит дату получения документов и подпись в книге учета выдаваемых документов, а также на экземпляре расписки о получении документов. Максимальный срок ожидания в очереди при получении результа предоставления муниципальной - 15 минут.

После выдачи итогового документа регистрационная запись, открытая на данного заявителя в Электронном журнале, закрывается, а комплект документов формируется в дело для сдачи его в архив.

При наличии оснований для отказа в выдаче итогового документа заявителю в устном или (по требованию заявителя) письменном виде разъясняются причины отказа в выдаче результата оказания услуги.

Результатом административной процедуры является уведомление заявителя о принятом решении.

В случае неявки заявителя за результатом, специалист МБУ «МФЦ» подшивает результат к личному делу заявителя и передает его в архив.

 

 

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

 

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется должностными лицами архивного отдела, ответственными за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, и МБУ «МФЦ».

Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения сотрудниками положений настоящего Административного регламента.

4.2. Проведение текущего контроля должно осуществляться не реже двух раз в год.

Текущий контроль может быть плановым (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы архивного отдела и внеплановым (проводится по конкретному обращению).  При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или вопросы, связанные и исполнением отдельных административных процедур (тематические проверки).

4.3. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав граждан и организаций осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

 

 

 

 

 

 

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и

действий (бездействия) органа администрации, а также должностного лица муниципального служащего

 

5.1. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования заявителем решений и действий (бездействия) органа администрации, а также должностного лица или муниципального служащего.

Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:

5.1.1. Нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

5.1.2. Нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

5.1.3. Требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

5.1.4. Отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;

5.1.5. Отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области, муниципальными правовыми актами;

5.1.6. Затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области, муниципальными правовыми актами;

5.1.7. Отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.2. Общие требования к порядку подачи и рассмотрения жалобы

5.2.1. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в орган, предоставляющий муниципальную услугу. Жалобы на решения, принятые руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу, подаются в вышестоящий орган (при его наличии) либо в случае его отсутствия рассматриваются непосредственно руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу.

5.2.2. Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», официального сайта органа, предоставляющего муниципальную услугу, Единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

5.2.3. Особенности подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) органов местного самоуправления и их должностных лиц, муниципальных служащих устанавливаются соответственно нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.

5.2.4. Жалоба должна содержать:

5.2.4.1. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

5.2.4.2. Фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения

о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

5.2.4.3. Сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;

5.2.4.4. Доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.2.5. Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.2.6. По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений:

5.2.6.1. Удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;

5.2.6.2. Отказывает в удовлетворении жалобы.

5.2.7. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в п. 5.2.6. настоящего административного регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.2.8. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб в соответствии с п. 5.2.1. настоящего административного регламента, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

 

Приложения (скачать)

 

 




Если Вы еще не зарегистрированы на сайте, Вы можете зарегистрироваться.

Если Вы забыли пароль, Вы можете воспользоваться сервисом восстановления пароля.